Промените по Наредба Н-18, които нашумяха изключително много през последните месеци засягат всички фирми, опериращи на територията на България, които приемат плащане в брой и използват касови апарати, софтуер за управление на продажбите и интегрирани автоматизирани системи за продажба. Става въпрос за около 440 000 регистрирани фискални устройства, като половината от тях вероятно ще трябва да се подменят, а на останалите да бъде актуализиран софтуерът, за да отговарят на новите изисквания. Целта на наредбата е да ограничи сивия сектор, защото сега фискът губи около 330 млн. лв годишно от укриване на обороти според данъчните.
Като отговорен доставчик на ERP платформата EnterpriseOne за цялостно управление на бизнеса, ние от ERP.BG създадохме специален дискусионен форум, който е отворен за всички страни, които са засегнати или проявяват интерес по темата „Наредба Н-18“, която е в развитие.
Можете да посетите форума на адрес: http://cash.erp.bg
Отворена дискусионна група във Фейсбук: https://www.facebook.com/groups/368449823958448/
Настоящият форум е предназначен именно за дискусии, свързани с новите промени. Не можем да се ангажираме, че ще отоговорим на всеки един въпрос. Също така държим да подчертаем, че нашите отговори отразяват нашето мнение по законовите промени. Крайната отговорност си остава на всяко конкретно лице.
Често срещани същращения и понятия
ТО – Търговски обект
СУПТО – Софтуер за управление на продажбите в търговски обект
ФУ – Фискално устройство
ФБ – Фискален бон
УНП – уникален номер на продажба
ИАСУТД – Интегрирана автоматизирана система за управление на търговската дейност (това е по-скоро софтуер, функционално приравнен на ФУ, използван от големи данъкоплатци. Това не е СУПТО).
Какво представляват промените по Наредба Н-18 и какви са сроковете?
Промените по Наредба Н-18 засягат всички фирми, опериращи на територията на България, които приемат плащане в брой.
Наредбата може да се изтегли от следния адрес: http://nap.bg/document?id=1265
Промените са свързани с фискалните устройства и поставят изцяло нови изисквания към софтуерите, които се използват за управление на продажбите в търговските обекти.
Промените, свързани с фискалните устройства бяха широко медийно отразени. Но промените, свързани със софтуерите за управление на продажбите в търговски обект (СУПТО), макар и изцяло нови и изискващи много по-сериозни промени, като цяло не се дискутират толкова широко, поне към момента.
Основната бизнес практика, която вече не е позволена е следната:
В търговски обект (магазин), продажбата се въвежда (маркира) в софтуер, но касовата бележка се набира на бутоните на касовия апарат отделно. Това вече не е позволено.
Официално, сроковете са следните:
За фирмите, регистрирани по ДДС, срокът е 31.3.2019 г.
За фирмите, които не са регистрирани по ДДС, срокът е 30.6.2019 г.
Изисква се генериране на уникален номер на продажба (УНП)
При редица бизнеси е възможно да има многократно извършване на поръчки, които накрая се плащат наведнъж. При досегашния режим на отчитане беше напълно възможно в този случай да се издаде накрая една обща фактура и да се плати с една касова бележка цялата сума.
Изненадващо за мнозина, новите промени в Наредба Н-18 забраняват подобна практика!
Всяка поръчка следва да се оформа като отделна продажба (по смисъла на Наредба Н-18) и да има генериран УНП. Всеки фискален бон трябва да съдържа (един) номер на УНП. Това налага изводът (потвърден от НАП), че при наличие на множество УНП, се издават множество фискални бонове.
Всичко това може да означава, че при подобни бизнес практики, бизнес процесите ще трябва да се променят, за да са съобразени с новите законови изисквания.
За съжаление, текстовете на Наредба Н-18 не дефинират понятието “Начален момент на Продажба”. А именно в този момент трябва да се генерира и запише УНП. Това създава предпоставки за не-еднозначност.
При редицата срещи и дискусии с НАП, този въпрос остава недоизяснен в някои гранични случаи (при билинг на телеком например).
Но в редица ежедневни случаи, е достатъчно ясно кога една продажба започва.
Например, в магазини за търговия на дребно, продажбата се случва, когато клиентът е вече на касата и се маркират неговите продукти. Въобще, при търговски процеси с “бързо” начало и край, няма особена неяснота кога трябва да се генерира УНП.
Като цяло, ако системата притежава понятие “Sales Order” може да се счита, че създаването на нов Sales Order е правилното време за генериране на нов УНП.
- При много плащания по една продажба, трябва ли да се генерират отделни УНП?
Не.
Една сделка (по термините на софтуера), ако е оформена като една Продажба (по термините на Наредба Н-18), би следвало да има генериран един УНП. Този УНП трябва да се посочи на всички фискални бонове.
В същото време, има ситуации, при които този въпрос все още не е напълно изяснен. Например, при билинг на телеком. Съгласно текстовете на наредбата, би следвало УНП да е генерирано още към момента на билинга в централен офис. Но това би засегнало билинг системите, които, като цяло, нямат нищо общо със СУПТО. Има хипотеза, че при подобни случаи ще се направят промени в текстовете, които да разрешават генерирането на УНП при плащане.
Но засега, ако искаме да сме гарантирано в рамките на закона, ще трябва да променим билинг системата да генерира УНП. Подобни проблеми има и с лизингови договори, както и с други договори с постоянно изпълнение.
- Може ли да се плати по продажба, за която не е генериран УНП?
Точка 10 от Приложение 29 към чл. 52а от Наредба Н-18 изисква при печат на ФУ задължително да се включва УНП на продажбата, по която се плаща. Това означава, че ако за продажбата няма генериран УНП, по нея НЕ може да се плати в брой. Необходимо е тази продажба да бъде сторнирана и да се създаде отново (или да се плати по банков път).
При дискусии с НАП беше обсъдена възможността да се генерира УНП на продажбата пост-фактум, към момента на плащането. Но ние не препоръчваме използването на подобна практика, тъй като (според нас) тя противоречи както на изискването за не-променяемост на продажбите, така и на моментът на генериране на УНП.
Софтуер за управление на продажбите в търговски обект (СУПТО)
Промените, свързани с фискалните устройства бяха широко медийно отразени. Но промените, свързани със софтуерите за управление на продажбите в търговски обект (СУПТО), макар и изцяло нови и изискващи много по-сериозни промени, като цяло не се дискутират толкова широко, поне към момента.
В кои обекти трябва да се ползва лицензирано СУПТО и за кои – не?
В обектите, в които се плаща в брой, е необходимо лицензирано СУПТО (и съответно – да се генерира УНП за всяка продажба). За останалите – не е необходимо.
Ако в цялата фирма никъде не се приемат пари в брой, не е необходимо да се лицензира СУПТО въобще.
Разбира се, има доста бизнес сценарии, които не влизат толкова лесно в горепосочените рамки. Например, как трябва да се постъпи, ако в даден обект не се приема плащане в брой, но е възможно след известно време клиентът да отиде в ТО (с плащане в брой) и да плати там?
Възможностите в този случай са няколко:
- Да се генерира УНП винаги, без значение дали ще се плаща в брой или не. Това обаче изисква връзка с назначено ФУ. ФУ може да се споделя между много търговци, но все пак се изисква да има връзка в реално време с такова ФУ.
- При подобна ситуация, продажбата да се сторнира и да се създава отново, този път с УНП.
- Да не може да се плати в брой и да се наложи плащане по банка.
Разбира се, има още много бизнес сценарии; този отговор не може да обхване всички варианти. Но основното правило е:
Ако има шанс да се наложи плащане в брой, по добре е да се проектира бизнес процесът да се генерира УНП за всяка продажба.
Мога ли да тествам търговски софтуери?
За съжаление, последните промени в Наредба Н-18 изрично забраняват използване на тестов режим на СУПТО в търговските обекти. Съгласно т.20 от Приложение 29 към Чл.52а на Наредба Н-18:
„20. Софтуерът не притежава възможност за работа в тестови режим, режим за обучение или друг подобен.“
Смисълът на забраната е, че ако нямаше подобна забрана, се създава възможност за укриване на обороти и объркване на инспекторите на НАП при проверки.
Има редица бележки по този повод:
- Ако тестването е ИЗВЪН търговските обекти, то е напълно допустимо.
- Важно е самите софтуери да НЕ притежават лесен (и особено лошо – непроследим) начин за превключване между “тестов” и “нормален режим”. Именно това се забранява.
- От гледна точка на фискалните интереси важното е, потребителите на СУПТО да НЯМАТ възможност лесно да “пропускат” да въведат продажба в основния софтуер.
Препоръчваме в ТО просто да не се правят тестове. Това може да се прави в контролирана среда извън ТО.
Както и много други забрани, и тази е широко дискутирана с НАП. Към момента, НАП счита, че няма достатъчно основания за промяна и тази точка остава в сила.
Колко често трябва да се подновява лицензът на СУПТО и съответно да се декларира в НАП?
Съгласно чл. 52б и чл. 52в от Наредба Н-18, производителите/разпространителите трябва да подават информация за всяка нова версия на произвежданите/разпространяваните от тях СУПТО.
Съгласно 52з, ползвателите на СУПТО трябва да подават (с електронен подпис) информация към НАП за използваните от тях версии на СУПТО.
Т.е., и производителите/разпространителите и потребителите трябва да подават информация за ВСЯКА нова версия на СУПТО.
За съжаление, текстовете на наредбата не определят еднозначно какво означава “нова версия на СУПТО”.
Ако се вземат предвид всички сервизни пакети, ролъпи, нощни билдове, специални версии за клиенти и т.н., бройката на версиите може да нарасне неимоверно много (стотици, даже хиляди за година).
При проведените срещи в НАП беше изяснено, че законово погледнато, “нова версия” е:
- Когато има промени, засягащи лиценза на СУПТО по Приложение 29.
- Версията на софтуера трябва да е установима от неговия потребителски интерфейс и да съвпада с версията от лиценза.
- Сервизни пакети и промени, които не засягат лиценза на СУПТО по Приложение 29, по преценка на производителя/разпространителя, могат да се считат за една и съща версия.
- Производителят/разпространителят декларира в началната си декларация каква номерационна схема възприема.
Каква част от версионното число се счита за “версия на СУПТО” е тълкувание на всеки производител/разпространител, стига да отговаря на горните точки.
В този смисъл, производителят/разпространителят (и съответно всички негови потребители) може да реши да декларира например само ГЛАВНИТЕ версии. Например, ако имаме:
Версия 18.1.01.18
Версия 18.2.08.35
Версия 18.2.08.36
Версия 18.2.09.00
Версия 19.0.01.1
производителят/разпространителят може да декларира само “18.1”, “18.2” и “19.0” (или дори само “18” и “19”). В този случай същият носи отговорност, че всички промени, които не се отразяват в това версионно число не променят функционалността на СУПТО по отношение на Приложение 29.
Ако настъпят промени съобразно лиценза на СУПТО със сервизен пакет, то номерът на версията на този сервизен пакет трябва да се декларира изрично.
Мога ли да продължа да отчитам продажбите в софтуер и да отпечатвам касова бележка на касов апарат?
Не.
Това е основна промяна с новите текстове на Наредба Н-18.
Касовите апарати отиват в историята. Освен за най-малките ТО, които въобще не притежават компютър или ТО в малките села, касовите апарати с бутони повече няма да се използват. Ако касовият апарат има режим фискален принтер (и е съобразен с новите законови изисквания), то той ще продължи да може да се използва.
Като се има предвид, че това е широко разпространена бизнес практика, мнозина може да са изненадани от тази промяна. Но промяната е факт, и всички фирми, приемащи плащане в брой ще трябва да се съобразят с това.
За да бъде пределно ясно изяснено, вече НЕ Е допустимо да се въвеждат (маркират) продажбите в СУПТО, а касовата бележка да се отпечатва отделно (след въвеждане на сумата на ръка). СУПТО вече трябва да е свързано с ФУ и да отпечатва автоматично касовата бележка.
Темата в развитие продължавайте да следите в специално създадения ни форум на адрес: http://cash.erp.bg, както и в отворената дискусионна група във Фейсбук: https://www.facebook.com/groups/368449823958448/