Техническият дълг – кои са нашите разходи, за които дори не подозираме
Дата:
Автор:
В този блогпост ще разгледаме
Напоследък имате много поръчки. Компанията Ви става все по-търсена от клиенти и партньори.
Бизнесът върви много добре.
Вие и екипът Ви работите с пълна сила. Но натоварването си казва думата – ресурсите Ви просто не могат да поемат допълнителната работа. Сроковете Ви притискат, а това далеч не помага. За да изпълните ангажиментите си, се налага да разработите краткосрочни решения, с които да запълните пролуките. Те ще Ви позволят да доставяте продуктите и услугите си навреме. Звучи ли Ви познато?
Знаехте ли обаче, че всяко такова решение акумулира за Вашата компания дълг? Такъв дълг обременява и голяма част от фирмите на пазара.
Затова в днешния блог пост ще обърнем специално внимание на т. нар. технически дълг – как организациите натрупват такъв, засяга ли Вашата компания и как да го избегнете или редуцирате значително.
Преди да стигнем до там, нека започнем с това
Какво представлява техническият дълг
Техническият дълг представлява разход, който компаниите натрупват всеки път когато изберат да поемат по пътя на краткосрочните решения, вместо да се насочат към по-генерални и фундаментални такива, които биха били по-устойчиви и рентабилни в дългосрочен план.
Техническият дълг е косвен (или имплицитен) разход. За разлика от явните, счетоводно дефинирани такива (като режийни разходи, такива за заплати, за външни услуги), той не е твърд разход. Не се начислява като определена сума, която Вашата компания трябва да плати в определен срок.
По-точно това е разход от концептуално естество – косвен, неявен, но също толкова реален. Той е още познат като разход дължащ се на пропуснати възможности.
Но какви възможности точно може да пропускате? Ще разгледаме няколко примера, за да представим нагледно как този дълг засяга повечето индустрии.
Как натрупваме технически дълг
Приоритизирането на решения под предлог, че са „временни“ и „бързи“, и като цяло, прилагането на ситуационни „кръпки“ към коренни проблеми са основните причини за акумулирането на технически дълг. Практиката показва, че често пъти „временните“ решения стават постоянни, след това пораждат нови проблеми, които налагат нови „временни“ решения. Така „бързите“ – далеч не излизат толкова бързи в крайна сметка.
Това води до попадане в порочна спирала, от която изходът изисква генерално преосмисляне на организацията и подхода към проблемите, комбинирано с правилните инструменти за целта.
Може да прозвучи изненадващо, но този дълг присъства в много предприятия на пазара, от всякакъв размер и с най-разнообразни дейности. Немалка част дори не знаят за това.
Някои предприятия използват техническия дълг като „финансов лост“ – те са съвсем наясно с натрупването на такъв дълг, но го допускат с надеждата, че постъпилите приходи ще надхвърлят акумулираните загуби.
Тази практика може да е допустима в определени случаи. Но тук е важно да се отбележи, че както при всеки друг дълг, при техническия дълг рано или късно настъпва момента, в който не може да се отложи неговото „плащане“.
Техническият дълг е съвсем реална загуба за Вашата компания
Този разход е напълно реален.
Не оставяйте имплицитната му природа да Ви подведе – отстраняването му вкарва разходите на Вашата компания под контрол и увеличава ефикасността, с която използвате ресурсите си. Премахването на ограниченията отваря възможност за скалиране на бизнеса Ви към нови пазари, клиенти и дори браншове.
Затова винаги е по-добре да се опитваме да открием причинителите на този дълг и да изградим бизнес модел, който е по-устойчив и надежден в дългосрочен план.
Не е трудно да срещнем примери за технически дълг във всяка сфера и индустрия.
Технически дълг в производството
Сферата на производството е един от най-ярките примери за съчетание на доказани традиции, залегнали във времето, с технологични иновации, които допринасят за постоянни подобрения в продуктите и увеличават удовлетворението на потребителите.
Производствената дейност има комплексен технологичен характер. Като такава, тя е свързана с различни регулярни разходи. На първо време, опитите за избягването им може да изглеждат финансово ефикасни. Но с течение на времето просто ще се уверите, че не са такива – те даже ще доведат до увеличение на техническия дълг на компанията.
Ето няколко често срещани примера:
- Отлагане на периодичната поддръжка и рутинните ремонти на машини и оборудване, които се използват ежедневно и са от решаващо значение за производствения процес
- Влагане на средства в продължителната поддръжка на морално и технически остаряло оборудване, което изисква твърде много грижи, обслужване и ремонт
- Липса на надграждане и модернизиране на текущото оборудване с нови технологии, приспособления, възли и компоненти, които да повишат неговата ефикасност и надеждност
- Отлагане на закупуването на модерни поколения машини, оборудване и технологии, които превъзхождат старите по продуктивност, технически показатели и цялостно представяне
- Липса на съвременна, адекватна система за управление на производствените мощности, график, материали и готова продукция
- Липса на интегрираност на данните между производствени, счетоводни, търговски и други отдели, както и нискоефективна, бавна или липсваща синхронизация на информацията
Как да ограничите техническия дълг във Вашата производствена компания
Решаването на тези и други подобни проблеми свежда техническия дълг до минимум. Новото оборудване идва с по-дълъг ресурс, по-малък брой и по-кратки периоди на принудителен престой (downtime), по-гъвкави и по-технологични възможности за обработка, повече налични и съвместими приспособления и резервни части, гаранционна поддръжка и съвременно, конкурентно ниво на представяне.
По същия начин, изборът на модерна, интегрирана система за управление на производственото предприятие позволява обединяване на информацията в различните отдели и екипи, централизирано управление от място, даващо всеобхватен поглед върху планирането на всички ресурси на предприятието и възможност за справки и бизнес анализи, показващи цялостната обстановка и ниво на изпълнение в бизнеса.
Това влияе изключително положително върху представянето на машини, хора, отдели и ръководни кадри и благоприятства работа в предвидими условия и пълен синхрон.
Технически дълг в дистрибуцията
Изключително широкомащабна, сферата на дистрибуция е един от най-разнообразните и всеобхватни сектори на икономиката в наши дни. Тази тенденция се засилва през последните години и в развитите, и в развиващите се държави.
Сферата на дистрибуция се характеризира с висока динамика, конкурентност и оползотворяване на дигитални бизнес технологии. Широкото поле за технологична и бизнес реализация в дистрибуционния сектор предлага много нови възможности на започващи и установени бизнеси, но те идват и със съответните специфични предизвикателства.
Примери в дистрибуционния бизнес
Много фактори могат да станат причина за натрупване на технически дълг във фирмите занимаващи се с дистрибуция:
- Използване на стари товарни автомобили и камиони, които не предоставят икономичен пробег и по които възниква нужда от твърде чести прегледи, диагностика и ремонти
- Използване на остаряла подемно-транспортна и логистична техника в складовото пространство и логистичните центрове
- Ръчно въвеждане и отчитане на изпълнението и движенията на заявки, поръчки и наличности и ръчно синхронизиране на данните по тях вместо използването на интегрирана и автоматизирана система за управлението на тези данни и процеси
- Работа с остарели складово-счетоводни софтуери, които не съответстват на съвременните бизнес модели, споделеност и достъпност на информацията, гъвкавост на управлението и приспособимост към специфичните нужди на предприятието
- Липса на специализирана дигитална система за управление на склада, комуникираща и обменяща информация в реално време с останалите модули в глобална система за управление на компанията, обслужващи различните ѝ отдели
Научете как да можете да намалите техническия дълг в дистрибуторската Ви фирма
Периодичното обновяване на автопарка, подемно-транспортната техника и логистичното оборудване помагат на дистрибуционните компании да избягват прекъсвания и тапи по веригата на доставки, сериозно намаляват риска от злополуки и разходите свързани с тях, както и осигуряват на склада и транспортните вериги надеждно и устойчиво функциониране в дълготраен план.
Едни от основните инструменти за намаляването на техническия дълг са специализираните платформи за управление на ресурсите на дистрибуционните предприятия. Наличието на гъвкава и разширима система за складово управление (WMS) в такава платформа е от критично значение за правилно, навременно и рентабилно изпълнение на поръчките.
Такава система може да обхване всички процеси и задачи на служителите и роботизираните машини в склада и да пресъздаде неговите структури и политики за управлението му. Да изчислява по-ефикасни маршрути при преместване и събиране на стоки по складовите локации. Да позволява бърз и облекчен начин за цялостно управление, автоматизирано изпълнение и лесна проследимост на всички поръчки и прогреса по тях.
Това спомага за намаляване на риска от грешки в поръчките или пропуснати/забравени поръчки, увеличаване на ефективността на труда при изпълнението на задачите в склада, избягване на състояния на презапасяване и недостиг, както и генерално редуциране на разходите за поддръжка на складовете. По този начин, дистрибуционните предприятия могат да увеличат конкурентоспособността и маржовете на печалбите си.
Технически дълг в полевите услуги (Field Services)
Услугите на терен са вечнозелена индустрия, която обхваща многобройни сфери на дейност. Строителство, климатична и вентилационна техника, ВиК, телекомуникационна инфраструктура, индустриално оборудване, пречиствателни съоръжения и възобновяеми енергийни източници са примери за сфери, в които полевите услуги намират широко приложение.
Характерно за полевите услуги е необходимостта от мобилност на труда и оборудването – пътуване до мястото на съоръжението, въвеждане и извеждане от експлоатация, извършване на монтаж, демонтаж, диагностика, ремонт и много други процедури, изискващи присъствие на техници, инженери и технически ръководители на място.
Мобилността предоставя възможности за покриване на обширни региони и обслужване на голям брой клиенти, но изправя компаниите пред технически, продажбени, информационни и други предизвикателства. Неправилното менажиране и преодоляване на тези предизвикателства може рязко да доведе до акумулиране на технически дълг за компании, предлагащи тези услуги.
Примери
Причинителите на технически дълг в сферата на услугите на терен могат да бъдат много разнообразни:
- Попълването на хартиени протоколи и формуляри за извършени услуги на ръка вместо въвеждането на необходимите данни и издаването на протоколи чрез автоматизирана система, в която се отчитат цялостно всички дейности на терен
- Въвеждането на дейности и отчитането на прогреса по тях чрез хартиена документация или софтуери с общо предназначение вместо използването на специализирана система за услуги на терен, специално предназначена за това
- Липса на система, която да стандартизира процедурите и изпълнението на задачите
- Разминаване в начина на изпълнението на задачите на отделните техници, екипи и отдели
- Използване на многобройни софтуерни продукти от различни доставчици със слаби или никакви интеграционни възможности помежду си, вместо използването на единна, централизирана платформа, предоставяща необходимите бизнес инструменти по взаимно интегриран начин
- Използване на софтуери с твърде общо предназначение, които не са специализирани да обслужват нуждите на компании в сектора на полевите услуги
- Липса на инвестиции в автоматизация на информационните потоци, събирането и съхранението на данни и издаването на документи
- Работа с решения, които не могат да бъдат адаптирани към спецификите на конкретната компания и дейностите, които протичат в нея
- Избор на решения нямащи нужната способност за бъдещо мащабиране, което е предпоставка за създаване на ограничения за растежа на компанията под формата на принудителен престой на хора и оборудване, пречки във веригата на доставките, загуба на данни и др.
Възможности за ограничаване техническия дълг при услугите на терен
Инвестирането в решение с всеобхватен характер, специализирано да обслужва компании занимаващи се с полеви услуги, е от фундаментално значение за тях.
Платформите, които са създадени специално за нуждите на компании предоставящи услуги на терен, притежават нужните модули и приложения вградени в тях още от доставчика.
Това осигурява на бизнеса пълния комплект от бизнес инструменти, взаимно интегрирани така, че да работят като едно цяло. Т.е. да съхраняват информацията на едно място, структурирана по правилен начин, който позволява бърз и лесен достъп и интуитивен преглед, редактиране и извличане.
Решенията от този тип притежават огромен набор от вградени модули и функционалности, както и интеграционни способности за синхронна работа с други приложения тогава когато спецификите на бизнеса я изискват.
Изборът на такава платформа дава възможност за адаптирането ѝ към конкретния бизнес модел на компанията. Също толкова важно – отваря възможности за мащабирането на системата според растежа на бизнеса, за да може тя да продължава да отговаря на нуждите на бизнеса с развитието му.
В дългосрочен план, това е от критично значение за запазване на продуктивността на решението при промени в структурата на компанията, изискванията на клиентите, условията на пазара и други динамични фактори.
Внедряването на решение, което има тези способности и може да предостави търсените възможности, не само спомага за намаляването на техническия дълг, но и за превенцията на акумулирането на такъв в бъдеще.
Редуциране на техническия дълг чрез използване на съвременни, специализирани инструменти за управление на бизнеса
От години насам, една от основните причини за акумулиране на технически дълг с времето е именно използването на многобройни софтуерни продукти, в голяма част от които липсват специализирани приложения и инструменти за поддържане на специфичните дейности в конкретната фирма и индустрията й. Всички те идват с различно предназначение, от различни доставчици и със слаба възможност за интеграция помежду им.
Какво Ви дава модерната ERP система
Системата, с която управлявате ресурсите си, трябва да съхранява цялата информация на предприятието в една среда, по структуриран, унифициран и сигурен начин. Такава система позволява пълна интеграция на данните в цялостната ERP среда.
Възможността да се използват вече съществуващите номенклатури и записи в останалите модули на системата предоставя възможности за автоматизация на събирането и обработката на данните на високо ниво. Едновременно с това се редуцира силно нуждата от ръчно въвеждане и обработване на данните.
Структурираното ѝ съхранение помага на компанията Ви автоматично да я класифицира и подрежда по категории, тип, предназначение и много други. Улеснява се въвеждането, организирането, прегледа, извличането и актуализирането ѝ.
Използването на подобна платформа повишава продуктивността на екипите Ви, облекчава комуникацията между тях, минимизира риска от грешки поради разсейване, преумора и др. Тези предимства предоставят възможност да се понижат цялостните разходи за изпълнението на дейностите в предприятието.
Система за управление на бизнеса, която е специално създадена да решава тези и други подобни проблеми, има капацитета да покрие специфичните нужди на Вашето предприятие и да обхване напълно неговите процеси. С нея, бизнесът Ви може да изгради още по-устойчив и работоспособен модел, който да поддържа и насърчава бъдещото му развитие.
Затова инвестицията в подобна платформа играе критична роля в „погасяването“ на техническия дълг на Вашата организация и превенцията на акумулирането на такъв в бъдеще.
Сложете край на техническия дълг и начало на безграничните възможности
Техническият дълг може лесно да остане добре забравен в миналото. Платформата ERP.net предоставя изключителен набор от прецизно интегрирани функционалности и приложения, специално създадени за бизнеса и сферата, която обслужват.
Те колективно намаляват до минимум техническия дълг на Вашето предприятие, за да Ви предоставят всичко, което е нужно, за да премахнете ограниченията, да преодолеете предизвикателствата пред себе си, и да сложите началото на едно вълнуващо бизнес преживяване.
Разберете как можете да управлявате целия си бизнес с единна платформа и да си осигурите стабилен финансов растеж за Вашата компания и технологично преимущество на пазара.
За автора
