Как да изберем ERP система

Изборът на ERP система винаги е труден. Съобразявате множество фактори, получавате множество предложения, опитвате се да си изясните новостите. Затова ние ще Ви дадем няколко насоки за ключовите функционалности и способности, които Вашата нова ERP система трябва да притежава.

Какво трябва да знаем при избора на ERP

ERP решението е централната система през която Вие и Вашият екип от служители и специалисти управлявате Вашия бизнес, за да обслужвате Вашите клиенти и да се развивате. Това е Вашата централа на знанията, съдържаща ги в единна дигитална среда.

Предназначението на ERP като основна система за управление на бизнеса са показатели за нейната критична роля и важност в компанията, в която се внедрява. Общият процес по подготовка на ERP системата трябва да се изпълни внимателно.

ERP системите съчетават множество различни функции и възможности. Вашият бизнес няма да използва всички от тях. Но за да знаете кои ще са Ви нужни, а и кои може да са Ви полезни, Вие трябва да знаете какво да търсите в една ERP.

На пазара се предлага голямо разнообразие от ERP решения. Различните типове системи имат различни предимства и недостатъци и са подходящи за различни случаи. Ще внесем повече яснота, за да знаете към какъв тип система да се насочите.

Нека разгледаме внимателно кои са най-критичните функционалности и способности, които Вашата ERP система трябва да предоставя на Вашия бизнес.

Какво да търсим в една ERP система

Независимо какъв комплект от функционалности и инструменти съчетава една ERP система, има някои ключови способности, които тя трябва да предоставя на Вашия бизнес, за да му бъде полезна и да оправдае инвестицията си.

Ето кои са те:

Възможност за бърз и лек ъпгрейд

Възможността за надграждане или ъпгрейд е една от най-критичните характеристики на ERP системите.

Под „ъпгрейд“ тук трябва да се разбира много повече от получаване на текуща актуализация, премахваща определени проблеми или пречки. Възможността за надграждане е основна характеристика на ERP платформата, тъй като това е единственият начин тя да остане полезна за потребителите си.

В технически аспект, системата трябва да се развива технологично, заедно с развитието на прилежащите и свързани софтуерни технологии на пазара. Чрез надграждането системата придобива нови технологии, които предоставят съответно нови технически способности, нови функционалности и изцяло нови модули и приложения, разширяващи нейната всеобхватност и използваемост.

В бизнес аспект, платформата е необходимо да се развива заедно с развитието на бизнес процесите в организацията и извън нея. Чрез надграждане, ERP системата може по-точно да отразява и пресъздава актуалните бизнес процеси и техните изменения в предприятието, да обслужва нови възникнали и развили се структури и информационните потоци в тях, а също да внася „ноу-хау“ чрез предоставяне на решение за редица проблеми, типични за всеки бизнес сектор.

Комбинирането на надграждания от технологична и от пазарна гледна точка дават възможност потребителите на платформата да са винаги в крак с новостите на пазара, стъпка напред пред текущите тенденции и да отговарят на клиентските нужди в момента на тяхното възникване.

За да имат смисъл всички тези надграждания и за да може системата да остане жизнеспособна, разбира се, тя трябва да е създадена с мисъл за тях. Това означава, че системата трябва да запазва своята съвместимост с външни приложения след всяка актуализация за дълги периоди от време. Това включва прецизни настройки, документни потоци, процеси, изгледи, потребителски характеристики, калкулирани атрибути, и изобщо цялостната способност за интеграция.

Комбиниране на високи технологии със социално-ориентирана среда

Правилно избраната система за бизнес мениджмънт трябва да съчетава характеристиките на добре установените CRM-ERP системи с тези на модерните социално-ориентирани системи.

С други думи, ERP софтуерът трябва да комбинира в единно решение традиционните функционалности присъщи на Industry 4.0 с модерните приложения и функционалности на Industry 5.0.

Такава система има основата на добре развито ERP решение и визията, удобството и интерактивния интерфейс на съвременен “CRM”. По този начин се комбинират два спектъра възможности:

  1. Организацията получава високотехнологичен софтуер, в който максимално точно да се пресъздават и автоматизират истинските бизнес процеси на едно предприятие.
  2. Използва гъвкав, мобилен и свързан софтуер, предоставящ нужните инструменти за колаборация и улеснена и удобна работа.

От гледна точка на модерните организации със социално-изградена мисия и визия, тези възможности са еднакво приоритетни. Тази система която ги предоставя в единно решение работи за хората.

Многофирменост

Немалка част от предприятията, дори при неголеми бизнес структури, разгръщат бизнеса си чрез повече от едно юридически лица. Причините затова често имат правна обосновка – изпълняване на изисквания към дадени регламенти, влизане в съответствие с държавни изисквания, съобразяване със закона и т.н.

В други случаи, просто е по-удобно, по-лесно и по-проследимо управлението на бизнеса когато той бъде поделен на няколко регистрирани дружества. Например, няма нужда производствената и търговската дейност на един бизнес непременно да се изпълняват от името на едно юридическо лице. На пазара могат да се срещнат множество такива компании, които са разделени на няколко дружества, но на практика са единен бизнес. В повечето случаи те с единна собственост и управление, а често даже се намират на една и съща локация с общо седалище.

Това е изключително важен аспект в работата с ERP системата, защото тя трябва да може да отчита това разделение на регистрираните дружества и да структурира правилно документацията и записите свързани с тях. Платформата трябва да обединява тези собствени фирми с всичките им дейности и данни в единната база данни.

Така различните служители и отдели, дори ако формално са част от различните дружества, могат да работят в реално време, в пълен синхрон и без нужда от работа с допълнителни бази данни или обмяна на данни извън системата.

Например, търговското дружество лесно може да подаде към производственото или логистичното дружество новите поръчки от клиенти, за да се подготви изпълнението им. Тези дружества, от своя страна, също толкова лесно и моментално могат да държат в течение търговската фирма относно готовността, локацията и цялостния завършек на поръчката, в случай, че клиентите имат допълнителни въпроси впоследствие.

Поддръжката на многофирмени бизнеси от страна на ERP софтуера дава усещането за управлението им като цялостен непрекъснат бизнес – защото в действителност то е точно такова.

Облачна структура

На практика, облачната структура е начинът по който най-точно може да изпълнят многообразните изисквания към съвременните ERP платформи. Тя дава огромен набор от предимства пред конвенционалните решения с хостинг на дадено фирмено устройство:

  • ERP системата съдържа немалки обеми от чувствителни или конфиденциални данни. Това означава, че трябва да притежава сигурност на корпоративно ниво.
  • В съвременната мобилна среда, ERP системата трябва да предоставя на потребителите си консистентно потребителско преживяване и безупречна работа независимо дали те се намират във физическа среща, пътуват, работят от офиса или от вкъщи.
  • Платформата трябва да бъде достъпна от всяка локация, включително и в движение. Облачните услуги са лесно достъпни през уеб браузър когато притежават уеб клиент.
  • Актуализациите на софтуера се получават моментално и регулярно. Когато се достъпва през уеб клиент, не изисква инсталиране на приложения и актуализиране на самите приложения от страна на потребителите. Системата е готова за работа веднага щом самата тя бъде актуализирана.
  • По време на своето развитие, за всеки бизнес е съвсем естествено той да свива и разширява своята структура, преструктурира различните си отдели и екипи, както и да развива своето портфолио от предлагани продукти и услуги, за да обхване нови пазарни сегменти и потребителски аудитории. Затова ERP платформата трябва да може да се адаптира и мащабира към съответния бизнес който обслужва.
  • Използването на софтуера като услуга (SaaS) означава, че бизнесът, който платформата обслужва, няма нужда да влага време и средства в поддръжка на собствена инфраструктура, нуждаеща се от постоянно наблюдение и IT персонал назначен за целта.

Всички тези предимства на облачната структура многократно понижават първоначалната инвестиция, редуцират техническия дълг и регулярните разходи за поддръжка на решението за бизнес мениджмънт.

Конфигурирането, администрацията и техническата поддръжка на инфраструктурата остават грижа на доставчика на облачната услуга (който специализира в това), а потребителите на системата са свободни да се фокусират върху основната си дейност, в която бизнесът им има най-голямо пазарно предимство.

Дълбока интеграция

Интеграцията е една от най-значимите качества на софтуерите за управление на бизнеса. От една страна, това включва взаимната интеграция на модулите и приложенията вътре в системата. Информацията, процесите и документните потоци трябва плавно и безпрепятствено да преминават от едно приложение в друго и от един модул в друг.

С това се осигурява единен източник на достоверна информация, както и универсалност на употребата на функционалностите в различните области на системата. Избягва се нуждата от повторно въвеждане на едни и същи данни по веригата на документния поток и се елиминира възможността за грешки произлизащи от това.

От друга страна, дълбоката интеграция означава и интегрируемост към външни приложения, системи и платформи. При комуникация, търговия и взаимодействие с други организации, всеки бизнес обменя данни по един или друг начин. Предаването на оферти, поръчки, фактури, стокови разписки и много други широко разпространени документи е свързано с генерирането на множество дигитални и печатни форми, отчети, таблични файлове и редица други документи.

Системата за управление на ресурсите на едно предприятие е необходимо да притежава възможност за интеграция с разнообразни популярни софтуери чрез които най-често се обработва и представя голяма част от документацията – офис приложения за документи и таблични файлове, PIMs (Personal Information Managers), Email клиенти и т.н. Така лесно могат да се мигрират данни към и от системата чрез import/export функции, както и да се поддържа синхронизация на данните и събитията между платформите.

Тъй като нуждите и работните потоци на всяка организация са твърде разнообразни, индивидуални и конкретни, не съществува софтуер, който поначало да покрива всички от тях абсолютно точно. Също така, ръководството и отделите в дадена организация могат да имат предпочитания към конкретните интерфейс и визуализация на данните. Затова всяка организация взема решения какви допълнителни приложения да разработи и използва за собствените си цели.

ERP платформата трябва да притежава възможност за лесна и бърза интеграция с тези приложения, както и да запазва работоспособността си с тях след регулярните актуализации които получава.

Гъвкавост и адаптивност

Потребителските изисквания и търсенето са непрекъснато променящи се характеристики на днешния пазар. Като добавим и бурното технологично развитие, както и възникващите нови социални ситуации и обстановки, се получава икономическа среда, в която всяка организация е изправена пред много предизвикателства.

За да се задържи в такава пазарна среда, Вашият бизнес, както и всеки друг, трябва да е в непрекъсната готовност за обновяване и надграждане на технологиите, които внедрява, както и практиките и бизнес инструментите, които използва.

Нови промени в законодателството, държавните разпоредби и много други изискват от компанията Ви да бъде адаптивна и бързо да възприема необходимите промени, за да оперира правилно, без нарушения и с безупречна репутация.

ERP системата на Вашата фирма трябва да бъде също толкова гъвкава и адаптивна в обхващането, пресъздаването и поддържането на бизнес процесите и информацията в нея.

Така тя може да отразява навреме и успешно всички промени, които се е наложило да въведете във Вашата работа, по вътрешнофирмени (преструктуриране, обновяване на визията, въвеждане на нови типове продукти) или външни причини (промени в условията и цените на снабдители и партньори, а и в изискванията на клиенти).

Това е една от най-ключовите съвременни способности, които ERP платформата е необходимо да притежава. Само тогава, Вашата компания може да посреща успешно и устойчиво нуждите на клиентите си дълбоко напред във времето.

Мобилност

Много компании оперират с клонове в различни градове и страни, а немалка част от тях отдавна наемат служители при дистанционна форма на работа. Затова и ERP решението трябва да е минимум толкова мобилно колкото потребителите му.

Нуждата от мобилност се откроява най-силно при компании, чиито служители се намират в различни географски (и нерядко и часови) зони, работата им е обвързана с множество пътувания, често сменят работното си място, или работят отдалечено. А най-остра необходимост от мобилна система се забелязва във фирми в които различните членове и екипи работят смесено и хибридно.

Това налага потребителите да имат възможността ефикасно да достъпват системата както от всякакви локации, така и в движение, докато пътуват. За да бъде изпълнено това условие, ERP платформата трябва да е съвместима с широката разновидност на мобилни устройства които са достъпни на пазара – смартфони, таблети, малки convertible лаптопи и т.н.

Не само достъпна, но и с адаптивен дизайн – графичният интерфейс и дизайнът трябва да се адаптират автоматично към дисплея и възможностите на устройството на което системата се отваря. Това намалява риска от пропуснати възможности и ненужни забавяния за потребителя.

Какъв тип система да изберем за нашия бизнес

Изборът на ERP система обикновено се свежда до три налични опции: All in One, Best of Breed и комбинация между двете.

На практика не съществува правилен и грешен избор между двата подхода, тъй като всеки от тях притежава своите силни и слаби страни.

Изборът се базира на конкретните нужди на предприятието, както и на времето и средствата които то е готово да отдели, за да ги покрие до по-висока степен.

All-in-One ERP системи

All-in-One ERP системите представляват обширно решение, притежаващо широк набор от модули и функционалности, чрез които може да се внедрява и да обслужва бизнеси в най-различни сектори.

Силата на този тип решения е, че могат да се внедряват по-бързо и по-лесно от Best-of-Breed системите, тъй като функционалностите и приложенията в тях са относително твърдо дефинирани и типизирани. Те притежават цялостен комплект от приложения и функции, които им дават възможност по начало да обслужват най-разнообразни организации, работни и информационни потоци.

Това означава, че периодът на внедряване обикновено е значително по-кратък, а системата може да се използва веднага след това изцяло чрез собствените си възможности, без нужда от разработка на множество допълнителни приложения.

Недостатъкът съответно се изразява в това, че такива системи, точно поради опита си да обхванат и типизират възможно най-голяма част от видовете процеси, организации и сектори, не са много адаптивни към конкретната организация и процеси които обслужват.

В допълнение, при тях интеграцията с други софтуери в много случаи е затруднена или невъзможна, което налага компанията стриктно да се приспособява към възможностите на ERP системата.

Best-of-Breed ERP системи

Този тип системи са ориентирани към способностите за разработки и внедряване към всяка организация. Обикновено, те се състоят от множество компоненти и функции, които се организират, настройват и приспособяват към конкретната компания, в която системата се внедрява.

Предимствата включват способност за интеграция на модулите към други платформи и външни приложения, която фирмата използва. Best-of-Breed системите също предоставят далеч по-висока гъвкавост чрез по-големи възможности за модификации и персонализации от страна на бизнесите и внедряващите компании по отношение на настройки, програмиране и др.

Слабостите на такъв тип решения произлизат точно от техните предимства. За да може да се обхванат всички процеси и структури, както и да се приспособи системата прецизно към тях, периодът на внедряване обикновено е в пъти по-дълъг.

Вложените усилия и средства са много повече. Изисква се висока експертиза и от двете страни, трябва да се планира и бюджет за разработки на допълнителни приложения и интеграции към независими платформи които фирмата използва.

Хибридни ERP системи

Хибридната ERP система представлява всеобхватна платформа, комбинираща основата която All-in-One решенията притежават с възможностите за персонализиране и интегриране с външни софтуери присъщи на Best-of-Breed решенията.

Тя идва с пълен набор от предварително структурирани и дефинирани модули, функционалности и инструменти, които директно покриват широк спектър от основни и неосновни бизнес процеси в много икономически сектори и предприятия.

В същото време, такава платформа притежава необходимите инструменти за свързване и фина настройка, и дава гъвкавостта за персонализации и адаптиране към всички останали бизнес процеси посредством интеграция с външни приложения.

Този вид системи предоставят най-много предимства – обхващане на всички бизнес процеси в предприятието (критични и некритични), прецизно адаптиране към работните и информационните потоци, свеждане до минимум нуждата от външни приложения, при все пак запазване на съвместимостта и интегрируемостта към такива когато се налага използването им.

Те комбинират силните черти на двата вида системи, усилвайки ефекта им, и едновременно с това намаляват влиянието на недостатъците на всеки от останалите видове. Базовата имплементация може да стане бързо като при All-in-One, и системата да влезе в употреба още преди подготвянето на всякакви външни приложения.

Като основен недостатък на тези системи може да се посочи по-високата цена. Имплементирането на подобна система е сериозна инвестиция, но тя започва да се изплаща кратко след внедряването. Това е и най-подходящият избор, в случай, че не сте сигурни доколко ще имате необходимост от допълнителни приложения и персонализиране в бъдеще.

Защо е важно да изберем ERP системата внимателно

Прибързаният избор на ERP струва по-скъпо в дългосрочен план, защото ако системата не е способна да обхване информационно всички бизнес процеси, ще се наложи нейната замяна с друга по-подходяща.

Това обезсмисля всички вложени усилия в проектите, свързани с текущата ERP система на бизнеса и, също така, налага преминаването през процеса на проучване, подбор на предложения и изпълнение на проект за внедряване наново.

Вие можете да си спестите този двоен труд като предварително се подсигурите, че бъдещата Ви ERP система притежава всичко нужно от посоченото.

Тези ключови аспекти са фундаментални за системата за управление на предприятието Ви.

Избирането на ERP система, която интегрира всички тях в себе си, ще Ви помогне да се развивате на пазара по много начини, добавяйки непрекъснато повече конкурентни предимства към бизнеса Ви.