Имам ли нужда от ERP система

ERP системите донасят много ползи за всеки бизнес, в който се внедрят. Внедряването на такава система обаче идва със съответните разходи и изисквания. Затова, преди да предприемете избор на ERP решение, Вие трябва да разберете дали Ви е необходима такава.

Трябва ли ми ERP система?

Модерните софтуери за управление на бизнеса са изключително обширни. Затова и внедряването им в микробизнеса и много малки предприятия невинаги е оправдано от гледна точка на времето и усилията, които самата фирма трябва да положи.

В допълнение, всички пълноценни съвременни ERP системи се нуждаят от съответния бюджет както за самото внедряване, така и за последваща поддръжка, надграждане и актуализация.

След достигане на определен праг на развитие, всяка организация започва да изпитва нужда от ERP система. Независимо от големината на бизнеса, Вашата компания определено ще има нужда от такава.

На пазара са достъпни най-различни ERP системи. Изборът се простира от такива подходящи за по-малки бизнеси до такива подходящи за холдинги и международни компании.

Прочетете повече, за да разберете дали и Вашето предприятие е достигнало етапа, в който да започнете Вашето търсене на подходяща за Вашия бизнес ERP платформа.

Планиране на ресурсите

Изпълнението на всяка дейност в едно предприятие е свързана с изразходване на съответните ресурси. Тези ресурси са материалното и интелектуалното изражение на капитала, който ги обезпечава.

За да имате условия за непрекъснато увеличаване на капитала на Вашия бизнес, той трябва да има ефективно, гладко и устойчиво общо представяне. Това, само по себе си, силно зависи от правилното планиране на ресурсите му.

Терминът планиране в случая има ключово значение. Често пъти той се бърка с прогнозиране. Двете понятия носят коренно различно значение, затова трябва да се разбират правилно.

Планиране

Планирането е подготовка за действия и изпълнение. Това е проектирането на наличните средства за работа върху общия хоризонт от поети възможности, цели и задачи.

Да се планират ресурси означава да бъдат заделени, разпределени и проследени към дадена цел чрез определени действия. Планирането е дейност, основаваща се върху потвърдени данни, както исторически, така и в реално време.

При него се вземат предвид съществените характеристики на ресурсите, като капацитета, способностите, текущия статус и други. В допълнение, планирането се направлява от целите на компанията, за да очертае механизмите за постигането им.

Следенето на тези фактори и на това как се развиват дейностите спомага за актуализиране на планирането в реално време всеки път когато условията се променят.

Прогнозиране

Прогнозирането е дейност, чрез която се правят опити за предвиждане на дадени събития напред в бъдещето. То също се подкрепя от данни от миналото и настоящето, но при него се правят множество предположения и допускания. А те, от своя страна, оказват силно влияние върху надеждността и точността при предсказване на крайния резултат.

Прогнозирането неизбежно носи в себе си риск от грешки, тъй като съдържа догадки базирани не само върху емпиричен опит, а и върху интуиция.

За разлика от планирането, което е активно действие за постигане на бъдещ резултат, прогнозирането е създаване на очаквания за някакъв резултат.

Въпреки че много ERP решения имат функционалности помагащи с прогнозирането, основната стойност на тези системи е в планирането.

Управление на ресурсите

В микробизнеса

Планирането на финансите, ресурсите и дейностите в микробизнеса обикновено се извършва с помощта на конвенционални и популярни инструменти, тъй като е значително по-опростено в сравнение със същото в големите предприятия и корпорации.

Голяма част от планирането може да се извършва и мислено, проследяването се прави относително лесно чрез посочените средства, а управлението и последващият контрол стават предимно вербално.

Телефонни разговори, софтуерни продукти като офис пакети, email / PIM, чат, календари, както и хартиената документация са най-често използваните инструменти за целта. Повечето предприятия в този сектор използват таблични файлове, счетоводни и складови програми за управление на финансовите ресурси и стоковите запаси.

Бизнес анализи често не е необходимо да се извършват, а тогава когато е – използваните софтуерни продукти и хартиена документация са напълно достатъчни за целта.

Тези предприятия се намират в начална фаза от развитието си. Голяма част от тях са старт-ъпи. Те тепърва са изправени пред възможностите за растеж и мащабиране.

В този сегмент от бизнеса, ERP решенията все още не са рентабилна опция. Не защото не биха помогнали в организацията, контрола и мениджмънта на фирмените активи и ресурси, а по-скоро защото подредеността и функционалността на системата може да накара екипа да изпълнява твърде много допълнителни дейности.

За да има смисъл внедряването, предприятието трябва да е надраснало един жизнен минимум. Практиката показва, че е добре с ERP системата да работят поне 5-6 постоянни потребителя. В микробизнеса, менажирането на ресурсите обикновено се извършва от един човек или най-много от много малка група хора (общо двама до трима). Това може да претовари потребителите с данни и ангажименти по въвеждането, следенето и корекцията им.

В допълнение, процесите при толкова малък мащаб не са твърдо дефинирани. Те често пъти претърпяват отклонение и промяна от фиксирания план, за да може бързо да се отговори на специфичните клиентски изисквания. Тези фактори забавят изплащането на инвестицията в ERP.

Едновременно с това обаче, в микробизнеса ключови фактори са комуникацията и координацията между малък, но добре сработен екип, мобилният достъп за всички членове, гъвкавото споделяне на събития, задачи и файлове, управлението на дейностите и отношенията с клиенти.

За такива бизнеси CRM системите са по-подходяща опция, тъй като те се фокусират именно върху тези аспекти. Обикновено тяхната цена е значително по-ниска, заедно със сложността им. Те безпроблемно могат да се използват и от много малък кръг потребители, а инвестицията им се изплаща значително по-скоро.

В МСП и корпоративния бизнес

Дотук бе обхванато кога една фирма все още не е готова за ERP система и каква би била по-добрата опция за нея. Над този праг обаче, ERP системата става необходима за всяка компания, независимо колко малка или голяма е тя.

Макар да няма точен момент, в който една организация да започне да изпитва нужда от ERP система, практиката показва, че има ключови фактори, които сумарно могат да покажат, че е добре Вашата организация да започне да обмисля въвеждането на ERP.

Първият индикатор е, че процесите по планирането и проследяването започват да стават трудоемки за извършване чисто мисловно или с традиционните дигитални инструменти. Необходимо е поставянето им в единна информационна система, която да следи, напътства и алармира при неправилно изпълнение или при липса на изпълнение.

Ето още няколко индикации, че бизнесът Ви вече встъпва в нов етап от растежа си и има нужда от единна платформа за бизнес мениджмънт:

  • Вие и Вашият екип често трябва да претърсвате множество системи, за да откриете даден документ или специфична информация по текущ въпрос или проект
  • Респективно, налага се да въвеждате едни и същи данни в няколко системи последователно, както и ръчно да ги синхронизирате, за да са актуални
  • Необходимо е да ангажирате други хора, за да верифицирате коректността и актуалния статус на събития, задачи и документи всеки път когато работите с тях
  • Описаните до момента дейности се извършват по ръчни методи
  • Тези дейности отнемат почти толкова време, колкото и същинската работа свързана с тях
  • Работата се стопира и регулярни задачи стават истинско предизвикателство когато специфични служители отсъстват по някаква причина
  • Изготвянето на оферти и финализирането на поръчки отнема много време в извличане на данни и изисква няколко запитвания към други членове на екипа относно поръчките
  • Трудно проследявате наличието, локациите и статуса на стоки и ресурси, не можете да си набавите бързо актуална информация за офертите, поръчките и плащанията си
  • Въпреки всичките Ви усилия, нерядко се случват грешки, забавяния и трудности при работата с доставчици, подизпълнители и клиенти

Ако забелязвате подобни неудобства и трудности в работата Ви, проблемът не е във Вас, а в конвенционалните приложения, които допреди са Ви служили. Те вече не могат да настигнат и поддържат разгръщането на компанията Ви.

Това обаче изобщо не означава, че Вашето предприятие не може да продължи да се развива. Точно обратното – правилната ERP система ще поеме тежката задача по преодоляване на тези предизвикателства, за да може Вашата организация да се фокусира върху новите възможности за бизнес.

Какво може да се постигне с ERP системата?

Адаптивност на ERP към предприятието

Различните платформи обхващат до различен мащаб процесите и отделите в компанията, и изпълняват до различна степен нейните нужди.

Съществуват платформи, които са изключително гъвкави, и могат да се адаптират както към семейния и малкия бизнес, така и към международни организации с клонове в различни държави.

Те предоставят различно ниво на функционалност, сложност на интерфейса и комплект от приложения, и събират различни категории и количества данни според дружеството, в което се внедряват.

Така Вашата организация може да намери правилното решение и да го адаптира за нея, независимо от нейната сложност, състав и мащаб.

360-градусов поглед върху бизнеса

Увеличаването в броя на продуктите, персонала и поръчките са признаци на разрастващ се бизнес, но и нарастваща отговорност. Вече разполагате с по-голямо разнообразие от хора в екипа, средства за изпъление и гама от предлагани продукти. Те довеждат и до увеличаване на външните фактори, влияещи върху бизнес представянето.

Внедряването на ERP система позволява на Вашето предприятие да продължи да изпълнява ангажиментите към клиентите, доставчиците и партньорите си в срок и без компромиси в качеството.

Платформата за управление на бизнеса Ви дава възможност да получите 360-градусов поглед върху Вашата организация, и винаги да знаете къде, какво, и как се случва, както и кой го изпълнява.

Това е ключова придобивка при условия на нарастващо разнообразие от отговорности и дейности във Вашата компания.

Дисциплина

ERP системите предоставят много предимства, но също така рационализират работата чрез дисциплината, която изграждат в екипите.

Системата работи по утвърдени бизнес логика, работни процеси и документни потоци, което изисква единна и последователна работа всеки път когато изникне нова задача или възможност на пазара.

С такъв модел на работа се изграждат добри практики за потребителите, както и навици за организация на работните потоци и информацията към тях.

Имплементирането и оползотворяването на ERP решение спомага за подобряването и катализирането на бизнес процесите в по-голяма степен дори от въвеждането на ISO. Причината за това е, че ERP системата абсолютно задължава фирмата да спазва одобрените процедури, да работи по утвърдените в системата процеси и да спазва поставените направления.

В този смисъл, ERP платформата ускорява преминаването през рутинните процедури, автоматизира голяма част от ръчно изпълняваните процеси, и систематизира данните в одобрените и установени рамки. Това свежда до минимум объркванията и трудностите, произлизащи от елементи на интуиция, своеобразни действия или липса на ясна логика и последователност.

Подходящата ERP платформа прави екипите и организациите по-независими от конкретни лица, позволява гъвкавост на екипа в случай на отсъствието им, и спомага да се въведат правилни и реалистични изисквания и срокове за изпълнението им.

Централен източник на информация

Всеобхватността на ERP системата и съчетанието на всички необходими инструменти за управление на бизнеса предоставят единен и централизиран източник на информация в рамките на цялата компания.

Интеграцията на модулите и приложенията, уеднаквената им структура и универсалният интерфейс на платформата позволяват на Вашите служители в различните отдели да работят в една дигитална среда, която всички познават, по единен начин, по който всички са обучени да работят.

Така Вашата информация е свързана, подредена и структурирана. Целият Ви колектив винаги въвежда и обработва записите за всички документи, обекти и файлове ясно и последователно. Всичко това прави справките в последствие изключително бързи, прегледни и продуктивни, което е особено важно за работа в реално време.

Верификация на процесите и данните

Централизирането и унифицирането на информацията в цялата компания води и до още едно предимство – системата се грижи за вътрешното предаване на информацията между модулите и приложенията, които различните отдели и екипи използват.

Данните за конкретен документ, обект, файл или дейност се пазят на едно и също място, до което различните лица и отдели имат определено ниво на достъп. Всеки, който има достъп до даден запис, гарантирано вижда и обработва точно тази информация, която и всички останали.

Това е още една стъпка към повишаването на продуктивността и намаляването на разходите на организацията. Екипите Ви вече няма нужда да губят време в непрестанни разходки из офиса, телефони разговори, email съобщения, чат и други подобни дейности, само за да потвърдят, че дадена документация е коректна, или пък за да я актуализират при нужда.

В момента в който един служител получи нова информация или актуализира съществуваща такава в едно място в системата, това се отразява моментално в целия набор от модули и приложения. В този момент, всеки друг служител, имащ достъп до тази информация, работи с актуалната такава.

Колаборация

Поради предназначението си, ERP системата сама по себе си е предвидена да се използва от група потребители. Присъща за този вид софтуер е функцията да служи като единна работна среда на всички отдели и служители в компанията (или дори в група от компании в обединен бизнес).

Модерните ERP системи, освен чисто техническите си функционалности за планиране и управление на ресурсите, предоставят и функционалности и условия за създаване на обединено работно пространство. В него екипите могат да се възползват от социалните възможности на системата за управление на бизнеса, за да извършват активна колаборация.

Добре устроената ERP система позволява екипната работа да се изпълнява вертикално и хоризонтално, т.е. на всички нива в йерархията и през разнообразните роли и отдели.

Една съвременна ERP система може да донесе много ползи от гледна точка на екипната работа:

  • Синхронизация между различните отдели, дейности и потребители
  • Получаване на информация в реално време в момента на запитването за такава
  • Структуриране, групиране и организиране на информацията и съдържанието за различните екипи
  • Комплект инструменти за социализация – чат, график и функции за насрочване на дейности, въвеждане и изпълнение на задачи, споделяне на файлове по теми

Такава среда дава възможност на разнообразието от специалисти в производствените, складовите, счетоводните, търговските и маркетинговите отдели да работят задружно, с един източник на данни и сведени до минимум рискове от обърквания и пропуски.

ERP решението позволява на Вашите търговци, технически сътрудници, складови мениджъри и всички служители, свързани с обслужването на клиенти, да са в непрекъсната връзка и винаги с актуална информация по всички оферти и поръчки, изпълнявани за клиентите.

Така Вашата организация винаги знае какво се случва с поръчките на всеки от клиентите, в случай, че трябва да върнете отговори на клиентски въпроси или да планирате по-напред придвижването на доставките.

Коректност в работата и доволни клиенти

Всички споменати до момента способности, които една съвременна ERP платформа трябва да предоставя на потребителите си, автоматично увеличават ефективността на операциите и същевременно намаляват общите загуби на бизнеса.

Това довежда до един много благоприятен резултат – по-голяма коректност в операциите на бизнеса и правилно изпълнение на клиентските поръчки, без обърквания и забавяния.

Вашите клиенти винаги могат да получат актуална информация относно техните запитвания, поръчки и дължими плащания, включително и през клиентски портали, автоматизиращи процесите по тях.

Доволните клиенти силно зависят от коректната работа на всеки бизнес. Те са от ключово значение не само за доходността, а и за устойчивостта на даден бизнес във времето и на пазара. Вашият бизнес може да спечели повече такива клиенти чрез внедряването на ERP система, която може да отговори на неговите изисквания.

Доверие и представителност

Разбира се, не на последно място по важност – използването на ERP система поражда доверие към Вашата организация.

Подходящата ERP система дава конкурентно предимство – предприятията, които имат внедрени такива, стандартно успяват да спазят обещанията и ангажиментите към клиентите си по отношение на срок, качество, количество и други значими фактори (доколкото те са под техен контрол). В повечето случаи, това прави такива компании предпочитани партньори.

Срещат се и немалко случаи, в които едно от изискванията, които възложителят поставя на изпълнителите и партньорите си, е те да имат успешно внедрена ERP система.

ERP платформата освен че внася предимства вътре в „кухнята“ на бизнеса, подкрепя имиджа му навън, пред възложители, партньори и клиенти.

Бъдещите стъпки започват от ERP

Липсата на ERP система в една фирма, надминала микробизнесът, традиционно води до забързани и хаотични действия, бавно предаване и липса на интегрираност на информацията, данни разпръснати в множество системи и области, пробив в контрола и наблюдението, както и ограничена гъвкавост към променящите се клиентски нужди.

Това обаче не е задължително да се случва във Вашето предприятие.

Внедряването на съвременна ERP система в него ще Ви помогне да стабилизирате дейностите си, да подобрите планирането и да повишите качеството на обслужването си, за да повишите Вашите конкурентни предимства.