Основни предизвикателства при ERP системите
ERP системите са комплексна технология, обхващаща разнообразни сектори и дейности. Затова при избора и употребата на ERP се срещат някои основни предизвикателства, типични за бизнеса. Прочетете повече, за да знаете как да се справите с тях.
Полезните инструменти изискват уменията да бъдат използвани
Съвременните ERP системи и технологиите, използвани в тях, са много полезен инструмент, но могат да са и предпоставки за някои фундаментални грешки. Сложността на самата концепция за управление на ресурсите само засилва този ефект.
Основните грешки могат да бъдат допуснати във всеки момент от жизнения цикъл на ERP системата – избора на решение, внедряването му, дългосрочната му употреба, разширението, обновлението и надграждането му.
Малките и средни предприятия са още по-застрашени от тези грешки. Особено ако това е първата ERP система, която предприятието използва, или ако в него липсват експерти с познания и опит в сферата на ERP системите.
Организациите от този сектор обикновено не разполагат със специализирани звена и кадри за внедряването, обучението и поддръжката на ERP софтуера. За целта, те разчитат на доставчиците на ERP системата и партньорите осигуряващи внедряване и поддръжка.
Разберете как да не допускате тези грешки или ако вече сте ги допуснали – как да подходите към решението на проблемите произхождащи от тях.
Основни грешки допускани с ERP системите
Ще представим някои обърквания и разминавания в разбирането на концепцията на ERP. Същевременно, ще дадем яснота относно възприемането на правилните подходи към ERP софтуерите. Заедно с всеки от рисковете ще разгледаме и съответните решения за излизане от подобни затруднени ситуации.
Ето какво трябва да знаете:
Опити за изработка на собствено ERP решение
Проблемите свързани със собственоръчно направените ERP системи са многобройни и обикновено имат фундаментален характер. Понякога те може и да изглеждат пренебрежими, но са едни от основните подводни камъни за съвременните компании в сферата на малкия и среден бизнес.
Такива решения са обречени на проблеми. Зад тях не стои въпросът дали ще се провалят, а след колко време се провалят.
Още по-характерно за тях е, че след колкото повече години и вложени усилия се провалят, толкова повече средства ще са похарчени, т.е. по-големи ще са загубите за предприятието. Нарастват и последващите разходи които ще трябва да се платят, за да има организацията надеждно-работещо ERP решение.
Неуспехите на собственоръчните ERP решения обикновено се проявяват в некритичните бизнес процеси. Причините за това са логични – всяка успешна компания влага много внимание и усилия в опознаването и правилното менажиране на критичните за нея процеси. Поради това, те обикновено са обхванати независимо от инструментите които използва за целта.
Некритични обаче не означава маловажни или опционални. Тези процеси са многобройни и служат да поддържат основните процеси и основната дейност на фирмата. Но тъй като самите те не са основна дейност, повечето компании нормално не влагат толкова усилия и средства в описването, проектирането и като цяло обхващането им в ERP системата.
Малка част от организациите все пак решават да обхванат и некритичните процеси в собствено решение. Традиционно, те влагат средства и време в началото. Но поради това, че критичните процеси, задвижващи основната дейност на предприятието, нормално са с многократно по-висок приоритет, некритичните процеси застиват във времето. Тяхната актуализация се забавя или изобщо не се случва, с което ERP решението застива във времето и изостава в редица категории и отдели спрямо развитието на бизнеса, клиентите му, партньорите, технологиите и пазара.
Защо да използваме готово ERP решение
В този случай, построяването на ERP платформа може да се сравни до някаква степен с построяването на един автомобил. Не е невъзможно да се опитате да създадете собственоръчно автомобил. Но освен ако Вашият бизнес не е специализиран в автопроизводството, то Вашата основна бизнес дейност е съвсем различна. Очевидно има доста проблеми при такъв подход:
- Вашата основна дейност е друга, което означава, че във Вашата организация се очаква да липсват кадри и екипи, подготвени да създават автомобили.
- Поради същата причина, по всяка вероятност Вашият бизнес не разполага с необходимото „ноу-хау“ и опит, натрупван през годините от специализираните автопроизводители.
- На организацията Ви ѝ липсват инструменти, оборудване, поточни линии, софтуерни продукти и изобщо цялостно оборудване за направата на автомобили.
Дори да се справите, Вашият автомобил едва ли ще може да се сравни като технологии и изпълнение с професионално създадените автомобили от специализираните автопроизводители.
Добавете към това следното: разходите за серии от милиони произведени автомобили се разпределят върху всички тях, и това ги прави достъпни до максимална част от потребителите. Разходите за направата на един брой автомобил биха били огромни, и биха се струпали изцяло в неговата себестойност. Такава е неразумна, защото необходимите усилия, време и ресурси никога няма да бъдат оправдани.
Вместо това, ако вие закупите готов автомобил, на който решите да направите допълнителни подобрения и персонализации (тунинг модификация) сами, както и с помощта на специалисти, Вие бихте получили един несравним продукт. Същото е приложимо и за ERP софтуерните продукти.
Чрез избирането на готово ERP решение от доставчик, специализиран изцяло в сферата на ERP системите, Вие получавате множество предимства при многократно по-ниски разходи. Развитието както на критични, така и на некритични бизнес процеси е грижа на доставчика, чиято дейност е специализирана изцяло в проучване и разработване на решения за конкретните бизнес сектори и пазари. Тези процеси протичат в много фирми, затова доставчикът проектира и непрекъснато обновява модулите, приложенията и технологиите на ERP системата.
Така Вашата ERP платформа се развива, разширява и надгражда без да е нужно Вие да инвестирате усилия и време. Вие получавате многофункционална система, предназначена конкретно за Вашия сектор и спецификите му. Тя включва дори тези некритични бизнес процеси, за които нямате възможност да изразходвате време и средства, но имате полза да бъдат следени и изпълнявани. Ресурсите на Вашата организация остават налични да бъдат влагани в основните ѝ процеси и дейности.
В аналогия на примера с автомобила, Вие получавате завършена системата в нейната цялост. Тя имплементира всички Ваши бизнес процеси, и ги интегрира в различните модули и приложения в единната платформа.
ERP системата служи като основа върху която да градите. Вашата компания изгражда всички следващи разработки и допълнителни приложения върху тази основа, включително и интегриране с други софтуерни продукти, уебсайтове и пр.
Възприемането на този подход Ви позволява да модифицирате и персонализирате платформата така, че тя да се адаптира максимално точно към бизнеса Ви, отразявайки прецизно всички бизнес процеси на предприятието.
Постигането на всичко това позволява на организацията Ви да съсредоточи и оползотвори максимално ресурсите си там където тя специализира и оперира най-добре. Точно това Ви дава и най-голямото конкурентно предимство на пазара, на който Вашето предприятие прави бизнес.
Опити за изчистване на бизнес процесите ПРЕДИ внедряването
Във всяка организация протичат както типични за индустрията работни процеси, така и строго индивидуални такива за нея. Те са свързани със съответната информация, която трябва да бъде записвана, предавана и обработвана съобразно.
Когато организацията внедрява ERP решение, тези процеси се налага да бъдат пресъздадени максимално точно в системата, за да бъдат документирани правилно. Това осигурява адекватно планиране на ресурсите и последователно изпълнение с минимален риск от грешки.
Някои предприятия започват опити за твърдо дефиниране и оптимизация на бизнес логиката още преди избора или старта на внедряването на ERP платформата. Докато изясняването на общата картина би помогнало на внедряването, опитите за предварителна подробна оптимизация на работните потоци обикновено водят до извършването на двойна работа в последствие.
Това се дължи на факта, че всяка система следва определена подредба и логика на приложенията, функционалностите и връзките между модулите си. Така каквито и промени да се извършат по бизнес логиката и процесите, то последните ще преминат през редица нови промени по време на внедряването.
Подход към успешното внедряване
Дигитализирането на процесите е двупосочен процес.
От една страна, ERP системата активно се конфигурира и програмира по време на внедряването, така че да бъде адаптирана към конкретните работни потоци и процедури в предприятието. Също, да бъде максимално удобна за потребителите й.
От друга страна, бизнес процесите трябва да бъдат съобразени с избраната система и с нейните възможности за персонализация. Това понякога изисква съответните промени по тях. Оптимизацията им по време на внедряването отключва пълния потенциал на ERP решението за потребителите му.
Затова е важно да се осъзнае, че фирмата в която се внедрява решението, макар и да разчита на нейния официален доставчик на ERP, все пак трябва активно да участва във внедряването и вземането на решения свързани с подготовката и експлоатацията на системата.
Съвместната работа между специалистите по внедряване от страна на доставчика и разнообразните специалисти (бъдещите потребители) от страна на предприятието води до най-успешните решения и персонализации, направени с поглед напред към бъдещото оползотворяване на ERP платформата.
Внедряване на ERP като междинна стъпка от растежа
Немалко предприятия в сферата на малкия бизнес започват своята дейност, пристъпвайки към избрано от тях базово решение за първоначален старт – уебсайт за онлайн търговия (онлайн магазин), добавки (add-ons) към широкоразпространени софтуерни продукти или определени външни приложения със специфична цел (например чисто счетоводен продукт или програма за управление на складовото стопанство).
Впоследствие, бизнесът се разраства и вече има нужда от единна система, която да обхване цялостно всичките му аспекти.
Част от компаниите тук пристъпват към метод, който е осеян с грешки от самото си начало – опитват да допълнят уебсайта или първоначално използваната програма с внедряване на дадено ERP решение, продължавайки да използват предходното като основен софтуер.
Така вместо ERP решението да бъде фундаментът в IT стратегията, то се явява някакво междинно стъпало в нея или просто конектор към структурата зад уебсайта/базовия софтуер.
Такъв подход е обречен на провал от самото начало. Сериите от проблеми които произлизат от него са най-разнообразни – базовият софтуер спира да бъде поддържан, новата му версия е несъвместима с останалите софтуери, или просто неговите възможности вече не покриват нарасналите изисквания за цялостно поддържане на предприятието.
Организацията попада в капан, който се изразява в следното: тя вече е твърде зависима от базовите софтуери, които е започнала да използва поначало. Затова продължава да разчита основно на тях, закърпвайки липсите им чрез внедреното ERP. Те обаче не могат да заместят пълноценна ERP система, удовлетворяваща всички потребности.
Решението: разбиране на мястото и предназначението на ERP системата
За да избегнем попадането в подобен капан, преди да избираме и внедряваме каквито и да е софтуерни продукти в нашето предприятие, трябва да се запознаем с концепцията, приложението и позицията на ERP системата като цяло в бизнеса.
ERP действа като стеблото на IT стратегията на една организация. Това е общовалидно, независимо в кой бранш оперира организацията и доколко е базирана върху IT.
Всякакви допълнителни решения – уебсайтове за онлайн търговия с автоматизирани транзакции, клиентски портали с възможност за правене на поръчки, проследяващи софтуерни решения –действат като разклонения, здраво стъпващи върху основната платформа за бизнес мениджмънт.
Те черпят данните от нея, въвеждат такива в нея, комуникират едно с друго, както и с органичните потребители чрез нея. ERP действа като единен източник с гарантирана истинност на информацията, който поддържа съвместната работа на всички заинтересовани лица – пътуващи търговци, back-office екипи, поддръжка, доставчици и партньори, клиенти и др.
Когато сте информирани и разбирате концепцията и материята на ERP софтуерните платформи, Вие можете адекватно да оцените множество показатели:
- кога Вашият бизнес е готов за внедряване на ERP
- какъв тип система ще задоволи нуждите му
- как трябва да се позиционират останалите софтуерни продукти около ERP системата
- как да използвате пълния капацитет на избраното ERP решение и много други.
С това, Вие гарантирате, че Вашият бизнес ще се възползва от всички конкурентни предимства които има, както и че ще поддържате една устойчива и дългосрочна стратегия на успеха.
Търсене на решението на даден проблем в обратен ред
Обикновено, в стремежа си да намерят решение на даден проблем, компаниите се обръщат към редица софтуерни продукти на пазара или фирми разработващи персонализиран софтуер, за да създадат свои приложения, които извършват някакви специфични задачи.
Понякога обаче потребителите на системата пропускат нещо ключово – даден проблем може да има решение както чрез изцяло ново външно приложение, специално програмирано за целта, така и чрез настройките и конфигурацията на системата.
Така някои организации биват затрупвани от употребата на множество приложения от трети страни, образуващи сложна мрежа от десетки или дори стотици допълнителни програми. Всички те обслужват казуси, за голяма част от които решения могат да се намерят чрез правилно конфигуриране на системата или чрез програмирането на самата нея.
Това е нерентабилно не само в началото (тъй като създаването и интегрирането на всяко външно приложение е свързано с разходи), но и впоследствие – менажирането, обновяването и поддръжката на всички тези приложения изисква усилия, време и допълнителни средства.
Правилният ред за решаване на проблема
При търсене на решения за дадени проблеми има определен ред който е добре да бъде спазван:
- Модификация на настройките
- Конфигуриране на системата без писане на код
- Програмиране чрез писане на код
- Създаване и интегриране на външни приложения
Една съвременна всеобхватна система трябва да позволява прецизно регулиране както на общите и специфичните настройки, така и конфигуриране на документните маршрути, модели и форми, бизнес правилата и бизнес процесите, сигурността, инструментите, изгледа и много други.
Спазването на този ред гарантира, че възможно най-голяма част от бизнес логиката и процесите с прилежащата към тях информация ще бъдат обхванати от собствените приложения на системата. Впоследствие ще останат само тези проблеми, които са твърде специфични и индивидуални, за да намерят решение чрез вградените функционалности. За тях може да се пристъпва към реализиране на персонализирани приложения чрез писане на програмен код и интеграция.
Прилагането на този подход спомага да се предотвратят загубите на средства и излишното усложняване на пакета от приложения. В резултат остава една чиста, подредена и адаптирана система за потребителите й, която се фокусира върху лекота на работата и лесна употреба.
Тотална липса на надграждане и осъвременяване на ERP
Един от най-разпространените проблеми при повечето ERP системи е възможността за навременно, бързо и лесно надграждане.
Класически случай: внедрява се дадена версия на системата. Това става при текущо наличните технологии и такива бизнес процеси, каквито са заварени към периода на внедряването.
След години технологиите в сферата са осезаемо развити, а модерните решения базирани върху тях вече предоставят нови методи, функции и приложения за менажиране на цялото предприятие.
Също така, междувременно организацията се е разраснала, преструктурирала, пробила е нови пазари. Нейните бизнес логика и работни процеси са се променили из основи. Вече съществуват нови отдели, а старите отдавна са осъвременени. Събират се и се обработват данни, които досега не са били, а портфолиото от предлагани продукти на компанията се е увеличило значително.
ERP системата обаче притежава остарели технологии, приложения, възможности и строеж, които вече отдавна не изпълняват текущите изисквания. Решението е застинало назад във времето. Така вместо да предоставя улеснение за предизвикателствата пред компанията, самата тя се превръща в такова.
Решението: избор на ERP, което получава регулярни актуализации
Подготовката за избор и внедряване на ERP трябва да започне със старателно проучване. Изборът на решение от производител, който регулярно публикува информационни материали, документация и пуска нови актуализации на системата е с критична важност.
Това са показатели, че производителят влага усилия и внимание в редовното надграждане на системата, запознава се и разработва нови технологии, следи пазара за новости в поведението на потребителите и проектира функционалностите и модулите които ще са актуални и ще задвижват ERP платформата в бъдеще. Освен това, имплементира най-новите технологии за сигурност в нея.
Това е една от най-ключовите характеристики, които една ERP система е необходимо да притежава, за да отразява правилно промените в процесите, цялостния строеж на компанията и новостите в нейната продуктова гама. В компании, работещи на международни пазари, ефектът на надграждането (или липсата на такова) е още по-осезаем.
Редовното обновяване с нови функционалности създава една гъвкава система, която може да се мащабира спрямо текущия бизнес и бъдещия му растеж.
Така Вашата компания получава платформа за бизнес управление, която остава използваема и след години непрекъсната употреба занапред.
Избор на ERP решение единствено на база най-ниска цена
Всеки актив е свързан със съответните разходи за придобиването и поддръжката му. ERP решението не е изключение от това правило.
Редуцирането на разходите е вид финансова оптимизация, която е цел на всеки бизнес. Драстичното спестяване от критични ресурси обаче води до повече щети отколкото ползи.
Избирането на ERP система единствено на база максимално ниска цена крие редица опасности:
- Неуспехи при внедряването
- Липса на необходимата функционалност, гъвкавост и мащабируемост
- Нужда от съвместно използване на множество външни системи, компенсиращи недостатъците
- Нужда от смяна на вече внедреното ERP решение и т.н.
Това са само малка част от перипетиите, с които най-евтините решения сблъскват потребителите си. Но са повече от достатъчни за заплащането на пагубни разходи.
Защо да финансираме това от което се нуждаем, а не това което е най-евтино
ERP системата е информационното и дигиталното изражение на бизнеса. Затова на нея не може да се гледа като на бързооборотна стока. Фундаменталният ѝ характер и критичното ѝ значение са пряко свързани не само с успеха, но и със стабилността на организацията на пазара.
ERP решението е едновременно дългосрочна и критична инвестиция. Характерно за всички такива инвестиции, опитите за икономисване от тях излизат по-скъпо и по-неефикасно в дългосрочен план, съответно в ущърб на предприятието.
Неща като:
- липса на нужната функционалност
- невъзможност за интеграция
- липса на актуализации
- влошаване на производителността след определено време и натрупани данни
могат да стопират успешното развитие на предприятието Ви и да Ви накарат да предприемете смяна на ERP решението. Така накрая се стига до заплащане на по-големи разходи в сравнение с варианта първоначално да финансирате решението от което бизнесът Ви се нуждае.
Поставянето на фокуса върху ключови характеристики като възможности, изпълнение и товароносимост (вместо просто върху решението на най-ниска цена) нормално изисква по-големи средства в началото. Но впоследствие намалява многократно изразходваните средства за последващи интеграции, поддръжка, администрация, продължителна борба с упорити проблеми, смяна на модули или дори на цялата ERP система и т.н. Това води до цялостни ползи и запазване на висока производителност дори след години употреба и нарастване на базата данни.
Затова си заслужава да потърсите не най-евтиното решение, а по-скоро начини как можете да финансирате правилното решение за Вашия бизнес.