Имам ли нужда от ERP?

Преди да подходите към избор на ERP система е важно да вземете решение дали всъщност Ви е необходима такава. erp системи са обширни системи и внедряването им в малка фирма не винаги е оправдано от гледна точка на усилия за внедряване от страна на самата фирма. Отделно стои и въпросът с оправданост на инвестицията.

Въпреки това, след един определен етап от развитието си, всяка фирма се нуждае от ERP система. Ще направим опит да опишем този етап, за да можете да разпознаете дали Вашата фирма го е достигнала.

В природата на самата ERP система е изпълнението на всяка дейност да се планира предварително, и то по математически модели. Често моделите са много упростени, но все пак налагат дисциплина, при която почти всяка дейност се планира. Нека да поясним какво означава планиране, защото това понятие много често това се бърка с прогнозиране:

• Планирането е дейност по подготовка на всички отдели (ресурси) на фирмата за изпълнение на предстоящи ангажименти. Например, когато един клиент пусне поръчка, отделите на фирмата трябва да се подготвят по такъв начин, че всички дейности по производството, снабдяването, експедицията и т.н. да се приключат качествено и в рамките на уговорения срок.
• Прогнозирането е дейност, при която се прогнозират бъдещите продажби на крайни изделия. В зависимост от спецификата на производството може да се наложи прогнозиране и на нуждите от суровини, материали и полуфабрикати.

Т.е. прогнозирането е по-скоро „гадателска” дейност, докато планирането е строго математичска дейност. Планът за изпълнение, който се изгражда за всяка бъдеща дейност, трябва да е съобразен с възможностите и натовареността на всички ресурси на фирмата и да може лесно да се актуализира ако и когато обстоятелствата се променят.

За да се внедри успешно една цялостна информационна система обхващаща планирането, управлението, контрола и анализа на всички процеси в една фирма е необходимо тези дейности да съществуват и да работят ефективно. Широко разпространено, но грешно, е схващането, че внедряването на ERP система ще „създаде”, „оправи”, организира и подреди тези процеси във фирмата. Вярно е, че ERP системи съдържат в себе си „ноу-хау” в тази връзка, но финото нагласяне и внедряване му във фирмата потребител е отговорност на ръководството. Внедряването на ERP система обаче наистина катализира процесите на организиране на фирмата и то в по-голяма степен даже и от внедряване на ISO, защото ERP системата абсолютно задължава фирмата да работи според избрания бизнес модел. От тук произтича и главният потенциален проблем за повечето фирми, които не са „узрели” за ERP система. Тези фирми просто не искат, или не са готови, да извършват тези процеси. Често, това са малки фирми, в които стоковото, ресурсното и финансовото планиране все още е изключително просто и се прави почти наум, управлението и контрола стават вербално, а анализ почти не се прави или за анализа са достатъчни историческите справки от текущата складова програма. За фирми, които са на този етап от развитието си, ERP системата просто не е необходима, нито подходяща.

До тук казахме кога една ERP система не е подходяща. Сега ще покажем кога една ERP система е необходима. Макар и функционалността на тези системи отдавна да е надминала абревиатурата им, все пак тя може да се използва за проста проверка. Т.е. трябва фирмата да има нужда от поне едно от Enterprise Resource Planning. Нека да ги разгледаме едно по едно:

• Enterprise, в директен превод означава предприятие, но се употребява в смисъл на голямо предприятие, корпорация. Това често означава холдинг или голяма фирма, в която трябва да се съчетават много хора и дейности.
• Resource означава ресурс. Когато ресурсите на фирмата станат толкова много на брой, че вече мисловното им обхващане е трудно, имате нужда от ERP система.
• Planning означава планиране. Ако не искате да си давате труда да вкарвате нужните данни в системата, за да може да се извърши коректно планиране, по добре не си губете времето да търсите ERP система.

Между другото, макар и да сме дали в отделна глава критериите за избор на ERP система, тук само ще вметнем, че за да има смисъл внедряването и е необходимо предприятието да е по-голямо от един жизнен минимум. Не може да се сложи точна граница, но практиката е показала, че ако системата има по-малко от 5-6 постоянни потребителя, е възможно те да се претоварят с информация.

ERP системата става жизнено необходима тогава, когато процесите по планиране и контрола на изпълнението станат толкова трудни да се правят наум, че вече е необходимо поставянето им в информационна система, която да следи, напътства и алармира при неизпълнение. В този момент наличието на внедрена и добре работеща система може да позволи на фирмата да продължи да расте без сътресения. Въпреки нарасналия брой поръчки, по-големия брой хора, които трябва да се контролират и по-голямото разнообразие на външни фактори, които влияят, ERP системата позволява на фирмата да продължи да изпълнява в срок и качествено поръчките на клиентите. Системата позволява лесно да се планира натовареността на ресурсите (стокови, човешки, парични и др.) при голям брой разнообразни дейности и дава възможност за постоянен контрол на всичко, което се случва.

Това е една от причините, заради които се счита, че ERP системата дава конкурентно предимство. Фирмите, които имат внедрена такава система обикновенно успяват да спазят ангажиментите си относно срок, качество и други фактори в по-голям процент от случаите и естествено това ги прави предпочитан партньор. В определени случаи, някои фирми поставят изрично изискване към партньорите си (доставчици, под-изпълнители и т.н.) да имат внедрена ERP система.

Неналичието на ERP система в една по-голяма (или малка, но растяща) фирма обикновено означава винаги забързано, на границата на хаоса действие, липса на интегрирана и навременна информация, слаб текущ контрол, бавно и не-гъвкаво адаптиране към постоянно променящите се външни фактори и т.н. Ако това Ви звучи познато, значи е време да се замислите за ERP система.

(c) 2007 Aloe Co