ERP в условията на глобална рецесия

Глобалната финансова криза вече се усеща и от българския бизнес, а прогнозите на експертите за нейната продължителност варират от няколко месеца до две и повече години. В тази несигурна обстановка на фирмите у нас се налага не само да оцеляват, но и да продължат възходящото си развитие, за да могат да се конкурират успешно с останалите играчи на единния европейски пазар. Ключови задачи пред бизнеса са оптимизиране работата на служителите и контрола върху вътрешнофирмените процеси, смята Иван Аржентински, управител на компанията Алое Ко, производител на системи за управление на бизнеса от клас ERP.

Кои според вас са факторите, с които фирмите трябва да се съобразяват в новите икономически реалности и какви предимства биха им дали ЕRР системите в условия на финансова криза?

Казано с една дума – ефективност. Това е най-важният проблем, който решават ERP. Неефективността, която е имало и която е можело да се толерира в едни малко по-некризисни времена, в момента вече не бива да се допуска. Това е единият фактор – когато самата дейност на компанията има по-малки разходи поради ред оптимизации. Другият е, че внедряването на една ERP системадиректно освобождава финансови средства, например чрез намаляване на складовите наличности и т.н. Третият фактор, който е важен при финансова криза и се осигурява от ERP, е по-доброто планиране. Това е и основната разлика, която ги отличава от интегрираните системи, които обхващат всички процеси в предприятието, но планирането не им е основен елемент. В една ERP система то трябва да присъства във всеки един аспект от дейността на фирмата – планиране на доставките към клиенти, на паричните потоци, на времената за работа на машините, ако е производствено предприятие, на времената за сервизните техници и т.н. Всяка една дейност трябва да има план напред във времето. Не говоря за прогнозиране, което е субективно усещане на мениджмънта за това какво ще се случи, а за планиране, което дава на фирмите по-възможност да си управляват парите.

Досегашните условия на конкуренция не бяха ли достатъчен фактор за внедряване на ERP системи от фирмите?

В условията на растящ пазар, какъвто е в момента, факторът конкуренция не беше много важен, защото оборотите на фирмите се увеличаваха така или иначе и това даваше възможност на мениджмънта да каже, че не му е необходимо нещо повече и че въвеждането на ERP не е толкова приоритетно. Досега единствено нарастването обема на тяхната дейност ги принуждаваше да мислят за координация на отделите си със специализирани софтуерни решения. Проблемът с растежа на компаниите все още си стои, но в момента на по-преден план излизат другите предимства от внедряването на една ERP система, а не на някакъв базов, отчетен софтуер. И това са възможностите за планиране. Друг е въпросът, че масово мениджмънтът не е подготвен за това планиране – не го очаква, не го иска, а, че може и без него.

Условията на финансова криза ли изведнъж ще ги да планират?

Според мен ще се случи неизбежното, защото намалените финансови ресурси и намаляването на ръстовете на фирмите в проценти ще им наложат да помислят за една по-добра ефективност и по-прецизно планиране на паричните потоци и останалите ресурси така, че да няма загуби.

Платформите за Business Intelligence биха ли помогнали по някакъв начин на фирмите за прогнозиране на бъдещите им действия в условията на рецесия?

Business Intelligencе по-скоро инструмент за анализ, който ще стане по-важен, когато фирмите започнат да информация какво са направили и какви са резултатите им в условията на криза. Сега е по-важно те да наблегнат на правилното оперативно управление, защото в момента пари се плащат по-трудно и оттам ще произтичат и оперативните трудности, т.е. оперативният ресурс трябва да се управлява много по-внимателно и краткосрочното планиране излиза на преден план. Настоящите фирми извършват дейността чрез няколко юридически дружества и е много важно една ERP система да предложи едно общо, централизирано планиране на тяхната дейност, и това е по-съществено в момента, отколкото анализът на историята на дейността им.

В момента малките фирми нямат много свободен фи¬нансов ресурс за закупуване и внедряване на ERP система, още повече че кризата ще ги накара да орежат или свият част от дейностите си. Как при тези условия мениджмънтът ще се реши на стъпки към внедряване?

Самата ERP система освобождава паричен финансов ресурс. В една производствена фирма 60 на сто от разходите й отиват за активи (например материални запаси, складови наличности и т.н.), което е доста голяма част от финансовия й ресурс. Една добра ERP системаможе да намали тези материални запаси с 15 до 20 процента, което ще осигури добро количество свободни пари. По време на икономическа нестабилност рискът за банките става по-голям и те го компенсират с нарастване на лихвите си. Нараства и търсенето на парични средства, тъй като фирмите започват да изпитват недостиг. Така наличните средства стават доста „скъп ресурс” и неефективното им управление може да доведе до сериозни ликвидни проблеми за фирмата.

След инвестицията в ERP има известен период на възвръщаемост, след който се виждат ползите от оптимизацията. Рискът за фирмите няма ли да стане много голям, ако този период съвпадне с, образно казано, пиковите моменти от кризата?

Точно поради тази причина ние предлагаме доста дългосрочно разсрочено плащане (до две години), което означава, че ползата от ERPще дойде заедно с разхода на средства. Първоначалната вноска е много малка в сравнение с общата стойност и при фирми, които са с определен минимален обем, чисто финансовите ползи от ERP системата са по-големи, отколкото разходът за нея.

В момента фирми от какъв размер биха усетили най-добре работата с ERP система?

И в двете крайности има проблеми. Средните по размер фирми най-добре поемат едно ERP внедряване, а и те най-много имат нужда от такова. Това е моментът, преди да се разраснат в корпорация и той е най-удобен за внедряване на продукт, който ще расте заедно с тях. В големите структури се внедрява бавно и трудно, а малките фирми често не са готови.

Панацея ли е ERP за фирмите, решение ли е за техните проблеми или по-скоро само един инструмент?

По-скоро е инструмент и хората трябва да са подготвени за правилното му използване. Мениджмънтът и в момента планира върху табла на стените, но когато планирането се формализира с помощта на инструмента ERP и се опише, веднага се вижда, че съществуват още редица елементи, които преди не са били доглеждани. Освен това мениджмънтът трябва да разбира какво точно иска от този инструмент.

Можем ли да твърдим, че самият процес на внедря¬ване на инструмента ERP би показал на фирмите къде правят грешки?

Задължително го показва. Софтуерът неизбежно фор¬мализира и систематизира начините, по които трябва да се работи и при самото внедряване веднага лъсват всички неясноти в комуникацията между отделите.

Сещам се за следния проблем – мениджърите се притесняват, че въвеждането на ERP система временно ще им разбърка всичко, което преди внедряването си е работило, макар и не оптимално. Да, ще има нови, по-добри процеси, но дейността на фирмата за определен период от време може така да се разстрои, че да се окаже фатално в условията на криза.

Това притеснение трябва да го има и е свързано с правилното управление на проекта, което рефлектира и върху избора на проектен мениджър от страна на клиента, не само от страна на внедрителя. Той трябва добре да разбира процесите в предприятието и риско¬вете от определени действия по въвеждането на нови или промяната на съществуващите процеси. Необходима му е и пряка връзка с ръководството, за да може то да взима бързи и адекватни решения в самия процес на внедряването – кога да „оживее” дадена подсистема и т.н., тогава рискът намалява значително. Той зависи и от служителите – доколко те са склонни да приемат новостите. Ако внедряването се приеме само като ИТ проект, резултатите ще бъдат много лоши и привнасянето на ред във фирмата няма да се случи.

Успява ли мениджърът точно да формулира какво иска от ERP като функционалности или най-общо иска нещата във фирмата му да работят?

Ако става въпрос за отчетна система, мениджърите имат адекватни изисквания, но когато говорим за детайлизирано управление на процесите, не е достатъчно да се каже най-общо, че те трябва да работят, а да се каже как трябва да работят. Подобни решения могат да се взимат коректно единствено от хората вътре в организацията.

Кой подход е по-добър – фирмите да си оправят бизнес процесите и после да ги автоматизират с ERP инструмент или самото внедряване на този инструмент ще спомогне за откриването, описването и формализирането на бизнес процесите?

Нищо не пречи да се направи предварителен анализ и реинженеринг на бизнес процесите като една предварителна фаза на внедряването на ERP. Това обикновено са първите стъпки, които се правят заедно с клиента и представляват консултантски услуги. В този предварителен анализ задължително трябва да има консултанти, които са наясно какво ще представлява ERP софтуерът, да са запознати с неговите възможности и тогава може да се направи правилен реинженеринг на процесите.

А можем ли да кажем следното – че само поради това, че фирмата ще получи консултантска услуга, за да си подобри бизнес процесите, си струва да започне внедряването на ERP?

Това е един добър фактор, тъй като може да се получи комплексна услуга – ERP плюс анализ и оптимизация на бизнес процесите. Да, това е една компонента, обаче тя не е от най-основните (има специализирани фирми, предлагащи подобни услуги), но определено са нужни и двете – съчетаване на анализа на бизнес процесите и внедряване на софтуерен инструмент за тяхното управление.

При внедряването на ERP самата фирма трябва да отдели ценни човешки ресурси (най-малко ръководителите на отдели), които да участват в него като експерти в областите си. Ежедневието на фирмите е толкова динамично, че те ще усетят липсата на служителите по работните си места. В практиката има ли такъв фактор при внедряването на една ERP система?

Да, този елемент го има и всеки внедрител трябва да се съобразява с него – прекалената интензивност ще доведе до „прегряване” на тези хора, което не е добре. Подобни неща се съобразяват на всяко едно ниво – като възможности и на мениджмънта и на служителите. Внедряването на една нова система обикновено означава, че ще има дублиране на въвеждането на данни, но това трябва да става във възможно най-кратък срок. Но самият факт, че привлечените във внедряването хора, които ще седнат и ще мислят за процесите заедно е добър.