ERP решение осигурява повече и по-лесно достъпна информация за служителите и мениджмънта на Инкозметикс АД

Инкозметикс АД, наследник на Арома Трейд 04 АД, е сред водещите търговски компании на козметични продукти в България. Структурата на дружеството покрива територията на цялата страна. Част от нея са дистрибуционни центрове в София, Пловдив, Стара Загора, Бургас, Варна, Русе, Горна Оряховица и Плевен със складова площ над 3 500 кв.м. и обновен транспортен парк.

Търговският екип на Инкозметикс АД наброява повече от 100 служители, които работят с над 10 000 обекта. Компанията притежава съвременно ноу-хау и структура, изградена на базата на дългогодишния опит в дистрибуцията на козметични продукти и успешното партньорство с доставчици и кленти. Дружеството е изключителен представител на продуктите на Арома и Henkel, на марки като Septona, SuperMax, Sportex, Fresh, Taky, Nair и др. Инкозметикс АД е основен доставчик на лидерите на пазара на дребно в България – Metro, Billa, HIT, Kaufland, CBA, Фантастико, Пикадили,  Европа и др.

Потребностите и изборът

Някои специфични информационни потребности на компанията налагат стaртирането на проект за избор и внедряване на нова ERP система. “Търсехме цялостно решение, което да обхваща всички процеси, протичащи във фирмата. Стремяхме се да намерим лесен за администриране и гъвкав продукт със съвременен интерфейс. Едно от изискванията ни беше софтуерът да е български. Считахме, че няма решение, което да покрие на 100% спецификата на нашата дейност и по тази причина искахме да има възможности за реализиране на доработки. В повечето случаи, когато продуктът е чуждестранен, този процес е по-сложен. Важно е, че висшият мениджмънт в компанията е протехнологично настроен и това ни помага по пътя към изграждането на оптималната ИТ инфраструктура. Причините, които обосноваха решението за смяна на софтуера, са свързани най-вече с някои затруднения във връзка с изготвянето на справки на регионален принцип, запазването на  измененията на информацията във времето по отношение на преструктурирания, на върнати в последствие партиди и други промени. Когато условностите станат много, работата с отчетите вече е затруднена”, обясни Таня Михайлова, ИТ специалист в Инкозметикс АД.

Като най-специфични в дистрибуторската организация се определят потребностите, свързани с разнообразните търговски политики и отстъпки по отношение на различните видове клиенти – фирмата работи както с малки магазини, така и с големи търговски вериги. “Искахме да оптимизираме и управлението на материалните запаси по отношение на планирането. В тази връзка посетихме специализирано обучение, за да уточним концепцията си за тази дейност и да я приложим на практика с помощта на новата система”, каза г-жа Михайлова.

На етапа на проучване компанията се е спряла на пет доставчика на ERP решения, като с две от тези фирми са проведени срещи. Разговорите са протичали с участието на предствители от ИТ отдела, както и на ръководителите на всички други звена в организацията. “Всеки от тях поставяше ключовите въпроси във връзка с дейностите в неговия ресор. Финалното решение се взе от целия ръководен екип”, разказаха от компанията.

Внедряването

След етапа на преговори от дружеството се спират на решението EnterpriseOne ERP, разработено от Алое Ко ООД, като на 01.08.2008 е инсталирана тестовата версия на продукта. “Дни преди това беше подписан договорът и веднага започнахме работа по внедряването, тъй като сроковете бяха кратки – започването на реална експлоатация беше планирано за 12.01.2009 г. и имахме на разположение само пет месеца. В този срок  специалистите от Алое Ко работиха, за да настроят системата към нашите нужди. В началото на годината стартирахме, като не липсваха и трудности – персоналът работеше по-бавно, имаше и някои затруднения по отношение на прехвърлянето на информацията. Сега – след повече от месец – в голяма степен е по-леко: проблемите отпадат един по един в процеса на реалната работа. Разбира се, няма база за сравнение между система, използвана един месец и такава, която е в експлоатация от три години. Хората имат нужда от време, през което да свикнат”, сподели Таня Михайлова.

Номенклатурата на клиентите на компанията включва повече от 9 хиляди юридически лица и над 13 хиляди техни обекти. От Инкозметикс обясниха, че поддържането на ежедневните изменения  на такъв обем данни в двете системи е неконтролируемо. След съответна подготовка на данните и отстраняване на някои неточности е осъществено прехвърлянето им в новата система. “Интерфейсът на продукта е много добър по отношение на прехвърляне на данни – технически това се осъществи директно чрез копирането им от MSExcel в т. нар. навигатори – извадки от данни в таблична форма, осигуряващи вход и изход на информация в системата”, обясни г-жа Михайлова. Базата данни, която използва продуктът е под управлението на MSSQL 2008.

Възможностите за дефиниране на права включват достъп по модули, по обекти и части от тях, по дейности (четене, редакция, триене), като те могат да бъдат задавани както за отделен потребител, така и за групи – в компанията се използват основно права по роли на база на организационната структура.

Функционалността

Основните модули на продукта – Клиенти, Логистика, Производство и Финанси поетапно влизат в експолатация в търговското предприятие. През януари 2008 г. на новата ERP система стартира търговският процес, който е основен за организацията, а в последствие и от счетоводството започват работа с продукта. “През подготвителния етап бяхме направили много по отношение на създаването на шаблони за документи, справки и други необходими за тази дейност настройки, но в реалната работа винаги изникват и допълнителни потребности”, коментираха от компанията. Планира се въвеждането на модул Логистика.

“Модул Кленти е най-съществен за нас. Той предоставя на търговеца цялата необходима информация, за да може да осъществява продажби. Статусите на плащанията и задълженията дават възможност на дистрибутора да взима решения на база на оценката за клиента и да предприема определени действия – да уговори разсрочено плащане, да откаже да вземе нова поръчка и т.н.”, разказа г-жа Михайлова.

Компанията и нейните представителства работят изцяло онлайн чрез терминален сървър, който се намира в централния офис в София. Търговците са снабдени с джобни компютри (Pocket PC), като за осигуряване на Интернет връзка се използва мрежата на мобилните оператори. “Има какво да се желае в това отношение – особено относно 3G покритието в страната към момента. Същественото за нас беше информацията да се въвежда директно във системата, а не да минава през междинен софтуер, от който в последствие да се прехвърля. Търговците са постоянно в движение и по този начин те могат да отразяват поръчките още на място при клиента. След потвърждаването им те са видими за служителите в офиса, които веднага да продължат процеса с обработването им и изпращането им към склада”, обясниха от Инкозметикс.

Отразяването на търговските политики в системата още не е изцяло реализирано. “За момента някои от условията се въвеждат ръчно, но в бъдеще ще работим с конкретно зададени дефиниции. Все още не са уточнени някои детайли от страна на търговците по отношение на видовете политики, с които ще продължим да работим”, каза Таня Михайлова. Предстоят доработки по отношение на отстъпките, като последното реализирано нововъведение в тази връзка е възможността за получаване на процентна отстъпка или допълнителен артикул при закупуване на определен брой стоки от дадена група.

На следващ етап се планира въвеждането на отчитане на ресурсите, които са изразходвани за даден клиент. Продуктът предлага някои възможности, но ще бъдат реализирани и доработки в тази насока. “Изчислението колко ни струва даден клиент е много важно за топ мениджмънта и е една от съществените задачи, които трябва да решим”, подчерта г-жа Михайлова.

По отношение на модул Финанси от компанията изразиха положителните се впечатления от работата с документи, които след въвеждане в системата, автоматично водят до счетоводни записвания. Месечно със софтуера се обработват около 300 хил. документа.

В продуктът се използват различни статуси за обозначаване на етапа на  работа с документите – нов, планиран, потвърден, пуснат и завършен. Всички документи имат статус “нов” в момента на създаването им. Когато той бъде променен на “планиран”, те вече участват в планирането, чрез което може да се проследи към кой момент се очакват бъдещи парични и материални потоци. В последствие статусът на документа може да бъде променен на “потвърден” и “пуснат” за реализация, а след приключване на работа с него – той е “завършен” – използва се само за справки в системата, като режимът на редакция е забранен.

“През подготвителния етап ни отне време да отразим спецификата на сметкоплана ни, тъй като използваме до пет аналитични признака за някои от сметките”, обясниха от компанията. По отношение на човешките ресурси компанията се е спряла на продукта Омекс на ОмегаСофт ООД, като е подготвен е интерфейс за прехвърляне на данните за осчетоводяване към Е1.

Актуално към момента е изменение във връзка с касата – целта е тази дейност да бъде отделена, за да не се налага използването на счетоводни справки в ежедневната работа на касиера.

Текущо Модул Логистика се използва по отношение на документите във връзка със складовата дейност. “Имаме възможност да проследим цялостното движение на стоката – кога пристига в даден склад и кога е доставена при клиента. Съществено предимство на продукта е възможността лесно да се направи справка за историята на всяка цифра в него (количества и суми), без да се търси информация от различни места. Това е реализирано чрез опция от контекстното меню, като на практика с един клик можем да видим цялата поредица от документи и събития, довели до формирането на дадена цифра. В склада това е от решаващо значение – например, когато от даден артикул са налични три бройки чрез тази опция разбираме на коя дата са получени в склада, кога и през кои складове са преминали, при кой клиент и колко бройки са доставени, за да остане това количество”, уточниха от Инкозметикс.

Предстои започване на работа по планирането на материални запаси. Предварително ще бъдат определени дефиниции за количества, които ще са базирани на минал на аналогичен период. Трябва да бъде зададен и начинът на поръчване на даден артикул за съответния склад. Количествата могат да се задават както свободно, така и като минимуми, под които да не се пада, като ако това се случи, автоматично да се генерира заявка към доставчика. “Планираме тези заявки да се обединяават от всички офиси на ниво фирма и да се генерира поръчката към доставчика на база на начина, който е указан за даден артикул и склад”. Системата позволява и регистрирането на стоките чрез баркод четци, като за целта компанията планира закупуването на необходимото оборудване.

От Инкозметикс предвиждат и въвеждането на модул за Автопарк.“Разполагаме с над 100 автомобила и имаме нужда от GPS проследяване, за да отчитаме и контролираме разходите във връзка с транспортните средства. Специалистите от Алое Ко предвиждат реализацията на доработки в тази насока” обясни г-жа Михайлова.

Справките

“Навигаторите, които изпълняват и функцията на изход за системата, визуализират в табличен вид извадки от информация според използваните филтри. Лесно могат да се добавят, разместват и скриват колони. Много ценна възможност е групирането на данните по водещ и по допълнителни критерии. Интерфейсът позволява това да се осъществява само чрез drag&drop на дадена колона, която да бъде използвана като критерий. С допълнителните критерии на практика данните се визуализират с вложеност навътре”, обясни г-жа Михайлова. Дизайнерът на отчети пък дава възможност за визуалното оформяне на справките и запазването им като шаблони.

“Възможностите, които дава системата по отношение на бизнес анализите и гъвкавостта за дефиниране на различни разрези на информация, ще допринесат за целите на управлението. Въвеждането на средствата за планиране също ще има положителен ефект върху на дейността ни. Все още пътят не е извървян докрай, но считам, че сме в правилна посока. Имаме коректен партньор в лицето на Алое Ко. В дадени моменти ни е липсвал ресурс от тяхна страна, но като цяло сме имали пълното им съдействие във всички ключови моменти и етапите бяха реализирани в срок” обобщи Таня Михайлова.

Същественият въпрос при избора на ERP е „Доколко вашият бизнес се отразява в този софтуер?”

При избора на система за управление на бизнеса е важно да се поставят конкретни въпроси на внедрителите на съответния софтуер – всеки ръководител на отдел следва да опише съществените задачи за неговата дейност, след което да се проследи конкретната им реализация в дадената система. Ако тези тестови примери се коментират с всички потенциални доставчици, се стига до конкретни и съизмерими изводи: по какъв начин е реализирано решението на дадена бизнес задача и по какъв начин го демонстрират консултантите на съответната фирма. Тази информация от своя страна дава отговор на два съществени въпроса във връзка с избора на ERP решение: доколко нашият бизнес се отразява в този софтуер и доколко консултантите са вникнали в спецификите на дейността ни.

Внедряването изисква време. При нас сроковете бяха кратки и положихме големи усилия, за да ги спазим. Бих препоръчала срок над половин година, както и ако е възможно – спиране на работния процес за известен период от време, за да се осъществи самата миграция. В много случаи би имало по-малко загуби така, отколкото да се работи в периода на прехвърляне на данните.

Хората трудно променят начина на работа, с който са свикнали – в този смисъл човешкият фактор, страха и съпротивата у хората, е най-голямото предизвикателство пред успешното внедряване. Вярвам, че тези проблеми могат да се облекчат, ако се отдели достатъчно време и предварително се дефинират и реализират малките етапи, от които се състои всяка голяма крачка.