Как да избера ERP?

Изборът на ERP система винаги е труден, особено ако се направи пълноценно сравнение. Настоящият документ има за цел да покаже някой от най-важните критерии по които трябва да се оценят отделните предложения за системи. Дадени са както описания на важността на самите критерии, така и факторите, които трябва да се оценят за да се даде оценка на всяко предложение от доставчик. Документът съдържа накрая и примерна точкова система за оценка, която може да се използва за изработка на собствена система. Оценка на системите може да се направи и без точкуване, само на база субективно мнение; в този случай настоящият документ е хубаво да се прочете от оценяващите просто като предварителна подготовка за какво трябва да следят при прегледа на предложенията.

За да се направи обоснован избор е важно да се разработи предварително задание за нуждите, което да се предостави на доставчиците на ERP системи, за да могат те да дадат предложения. Начинът на изготвяне на задание е извън обхвата на настоящия документ. Единствената препоръка е то да точно толкова подробно, колкото е необходимо за да има еднаквост на предложенията.

1. Функционалност

Функционалността на системата представлява степента в която системата покрива информационните нужди на предприятието. Тъй като нуждите са микс от стандартни и нестандартни изисквания, модел на рбота на фирмата, методика на отчитане и т.н., като общо правило, никоя система не покрива на 100 процента изискаванията. Важно е да се оцени кои функционални възможности са съществени за водене на бизнеса и кои могат да се „жертват”, поне на първо време.

Основните процеси, които трябва да са задоволително „покрити” от една система по начина, по който се извършват в предприятието:

• Търговският процес – от срещи и контакти, през сключване на сделки, до проследяване на развитието на отношенията
• Процесите по набавяне на необходимите технически средства и материали
• Планиране на нужните ресурси, човешки, материални, времеви и т.н. за коректно изпълнение на поетите ангажименти
• Паричните потоци – следене, оторизация, планиране, отчетност
• Състояние на материалната база
• Счетоводна отчетност
• Други съпровождащи дейности – по-маловажно, но трябва да се оценят възможностите за прилагане на единна система

2. Лекота на употреба

Въпреки широко разпространеното схващане, че лекотата на употреба може да остане на заден план, това в общия случай, е меко казано, невярно. Поради по-лесното възприемане и употреба от потребителите, лекотата на употреба пести пари и сериозно намалява TCO-то (Total Cost of Ownership – Обща цена за притежание) на една система. Освен това служителите много по-лесно навлизат и започват да използват една по-приятна за работа система. Това води до по-навременна, по-точна и като цяло по-използваема информация.

Лекотата на употреба включва:

• Добър визуален вид
• Добре подредени екрани
• Инструкции в самите екрани и информация за отделните полета по време на работа. Информацията в самите екрани, по време на работа, е много по-съществена от наличието на потребителска документация, която в общия случай остава непрочетена
• Намален, но не задължително абсолютно минимизиран брой кликове с мишката или натискания на клавиши, за да се извършат съответните функции
• Лесно за ориентация основно меню
• И др.

Разбира се, лекотата на употреба може да означава и използването на система, която не покрива цялата необходима функционалност, но това, на практика, е само скриване от реалните проблеми за известно време.

3. Корпоративна среда

Когато системата се използва от холдингова структура, освен покриване на процесите на отделните предприятия, възниква нуждата от интегриране на информацията. В тази връзка важни особености на системата са:

• Единна база данни
• Многофирмена работа, в една база данни
• Отвореност за консолидиране на информация от всички предприятия
• При многофирмена работа трябва да има възможност за споделяне на данни – най-вече данни за контрагенти и продукти и свързаните с това задължения, плащания, сервиз, взаимоотношения и т.н. Тази възможност е изключително важна, но поради сложността и за съжаление не се предлага от всички ERP системи.
• Отвореност за свързване със съпътстващи системи – това са уеб страници и други под-системи, които могат да се използват от различните предприятия.
• Гъвкавост – за да може да се приложи единна система за разнородни предприятия е изключително важно системата да може да се „нагажда” според бизнес модела на различните фирми

4. Гъвкавост

Гъвкавостта на една система представлява степента, в която тази система е способна да се „нагажда” за различни типове бизнес и различни стилове на управление.

Гъвкавостта на една система е трудно оценима, като дадените тук фактори могат да се използват само за обща насока:

• Възможност за пригаждане на системата към различни документни модели. Документният модел показва последователността от документи, които се обработват във фирмата, например Оферта – Проформа – Фактура
• Възможност за промяна на екраните за въвеждане съобразно нуждите
  • скриване на излишните полета
  • задаване на стойности по подразбиране
  • определяне на реда на полетата
  • и т.н.
• Възможност за създаване на „потребителски” полета. Това са допълнителни полета, които не са предвидени стандартно в системата. Потребителските полета трябва да могат да се обработват по подобие на стандартните полета. В общия случай, потребителските полета трябва да могат да се:
  • Филтрират
  • Сортират
  • Групират
  • Сумират – Възможност за комбиниране на различни екрани и съставяне на индивидуален потребителски интерфейс
• И др.

5. Интегрираност

Връзката между отделните модули / раздели на една ERP система спомага за своевременен поглед над случващото се във дадената организация, автоматизира бизнес процесите, регламентира условията по упражняване на дейността.

Често важността на пълната (или почти пълната) интеграция се подценява и се взима решение за закупуване на софтуери от различни производители и „свързването” им. Трябва да се има в предвид обаче, че това свързване има редица проблеми:

• Възникват проблеми при обмена на данни, които е възможно да доведат до избягване на отговорност от всеки от доставчиците
• Често връзката не е пълноценна и изисква повишено внимание при всеки обмен
• С развитие на софтуерите връзката или спира да работи или вече не е пълноценна, а понякога не е възможно доставчика, който я е създал, да я доразвива
• Често се налага въвеждане на базови номенклатури и в двата свързани софтуера, при това кодовете им трябва да се следи постоянно да са еднакви И т.н.

Степените на интегрираност на цялостната информационна система на едно дружество, подредени по степен на предпочитание, са следните:

• Всеки отдел ползва различен софтуер за дейността си. Софтуерите са на различни производители и са закупени поотделно
• Всеки отдел ползва различен софтуер за дейността си. Софтуерите са на различни производители, но са доставени комплектно от един внедрител
• Различни софтуери, доставени от различни доставчици, които обаче имат изградена връзка помежду си
• Различни софтуери, от един доставчик, с комуникация между тях
• Един напълно интегриран софтуер

6. Надеждност

Факторът „Надеждност” е изключително труден за оценка. Надеждността на една система е комплесна величина, зависеща от почти всички други тук изброени фактори, която показва степента в която системата ще остане работоспособна. Надеждността зависи най-вече от:

• Интегрираността на самата система
• Начина на внедряване и поддръжка
• Системното администриране
• Скалируемостта на системата – т.е. дали системата е предвидена за очакваното натоварване – И т.н.

7. Сигурност на информацията

Основна цел на erp системи е цялостно обслужване на нуждите на една средна до голяма корпоративна организация. За да бъдат те задоволени трябва да има система за сигурност на различните нива на работа в тази организация. Мениджърите трябва да могат да определят сами кой служител какво да вижда и с какво се занимава от различните модули на продукта и това да не влияе върху ефективността от изпълнението на задълженията му.

Системите за сигурност условно могат да се разделят на два основни типа:

• Система за функционална сигурност. Позволява определяне на достъпа на потребителите до функциите на системата. Когато един потребител има достъп до дадена функция обаче, той може да манипулира всичките данни, до които тази функция има достъп.
• Система за сигурност на данните. Тази система се среща много рядко в пълен вид, въпреки твърденията на повечето доставчици, че имат всякакви системи за сигурност. Идеята е да може да се определя кой потребител до кои записи има достъп. Често подобна система фигурира частично – достъпа се определя с твърдо закодирани в софтуера правила или има възможност за задаване на правила на системно ниво (но не и от потребителите).

Добрата система за сигурност на данните трябва да позволява определяне на нивата на достъп на потребителите поотделно д всеки запис или поне тип запис.

8. Скалируемост

Скалируемостта на системата е способността и да поема експоненциално по-големи обеми от данни, без това да нарушава нормалната (скорост на) работа. Често системите са замислени за определен порядък на обема информация и покачването на обема с 1-2 порядъка води до проблеми при използване на системата. Под обем се разбира както обема на данните, така и броят на потребителите, сървърите, филиалите, офисите и т.н.

При растежа си фирмите създават все по-сложни йерархични организации. Другия аспект на скалируемостта на една софтуерна система е способността и да поеме разделението на отделите на все по-малки и целеви и осигуряването на контрола при увеличаващата се йерархия. Накратко казано, системите, които изглеждат ненужно усложнени (при малките фирми) с правила за одобрение, йерархични нива и др. стават незаменими при нарастване на организацията.

При избора на система е важно да се намери баланса между сложност на системата и възможността и да поеме бъдещия растеж на фирмата в близките 6-7 години.

9. Бързо и ефективно внедряване

Бързото и ефективно внедряване също често се подценява, защото е еднократен процес. Всъщност бавното или неефективно внедряване може да има изключително дълготрайни неблагоприятни последствия като отхвърляне на системата от някои потребители, неизползване на функции и т.н.

В същото време трябва да се внимава да не се поставят прекалени цели пред внедряването, защото това може да затрудни изключително много както внедряващия екип, така и ежедневната дейност в последствие (в случай, че се възприеме много сложен документо-поток).

Внедряването е добре да се прави от специалисти, които имат както теоретичен, така и практически опит. Специалистите трябва добре да познават системата, която внедряват.

Внедряването на система от такъв клас е стъпка от непрекъснат процес на усъвършенстване дейността на дадена организация.

10. Поддръжка

Използваемостта и адаптивността на системата от потребителите предполага и нужда от техническа поддръжка. Чрез съответна помощ от страна на консултантите се отстраняват грешки, оптимизират се функции и се правят подобрения. За да има ефективна поддръжка трябва да съществува експертност, теоретичен опит, практика на консултантите в ежедневната работа с продукта, запознатост с функциите на програмата.

Поддръжката на системата включва:

• предоставяне на грижи на клиентите, чрез „гореща линия”
• дистанционна поддръжка
• помощ на място в офиса на клиента
• мигриране към нова версия на софтуера
• оптимизация на документо – оборот и бизнес модел на организацията.
• помощ при придобиване на познания за работа на служителите със програмата в организацията
• и др.

11. Технология

Използването на върхови технологии не е най-важната характеристика на една ERP система, но в същото време използването на остарели технологии крие редица опасности:

• Лоша или липса на поддръжка за остарелите компоненти, базови системи, бази данни и т.н.
• Слаба производителност при големи обеми; включително неизползване пълните възможностите на съвременния хардуер
• По-слаби възможности за архивиране, защита и др.

12. Допълнителни разработки

erp системи имат възможност за добавяне на модули, които да допълнят базовата функционалност със специфичните за дейността разширения. Оценката по този критерий е двустранна. От една страна самата система трябва да предоставя адекватни възможности за разширяване. От друга страна внедрителският екип трябва да има възможност да изработи нужните допълнителни модули.

13. Лесен достъп

Възможността за отдалечен достъп, вградена в самата система вече не е от съществено значение. Причината е, че даже и системите, които не са с модерна 3-слойна архитектура също така могат да се използват отдалечено с помощта на терминалните среди на Citrix или Microsoft Terminal Server. Поради същата причина web-базираните системи не предоставят някакво съществено предимство по отношение на отдалечения достъп.

В случай, че употребата на посочените средства за осигуряване на терминална среда не е желателна (поради себестойност или други фактори) важността на този критерий може да нарасне.

ПРИМЕРНА ТОЧКОВА СИСТЕМА ЗА ОЦЕНКА

Критерий	Точкова тежест	Оценка на система 1	Оценка на система 2
1. Функционалност	30	0..10:	0..10:
2. Лекота на употреба	25	0..10:	0..10:
3. Корпоративна среда	20	0..10:	0..10:
4. Гъвкавост	20	0..10:	0..10:
5. Интегрираност	20	0..10:	0..10:
6. Надеждност	20	0..10:	0..10:
7. Сигурност	15	0..10:	0..10:
8. Скалируемост	15	0..10:	0..10:
9. Внедряване	15	0..10:	0..10:
10. Поддръжка	15	0..10:	0..10:
11. Технология	10	0..10:	0..10:
12. Допълнителни разработки	10	0..10:	0..10:
13. Лесен достъп	5	0..10:	0..10:
ОБЩО:

Общият брой точки на една система се получава като сбор от точковата тежест на всеки критерий, умножен по оценката.