Бизнес по ноти или поход по най-трънливия път на внедряване на бизнес софтуер

Стана модерно компаниите да имат ERP системи, но софтуерът е нещо, което не се вижда как точно функционира. Работи ли добре, не се усеща, че го има, започне ли да създава проблеми, става направо ад. Внедряването на модерните системи за управление вече не е лукс, а е необходимост за все повече фирми и предприятия.

Без подобен софтуер банките и големите компании днес е немислимо да работят. Решите ли обаче тепърва да въвеждате такава система, първото правило е да не приемате желаното за действително. Преди да подпишете договора с доставчика, внимателно проверете цялата функционалност на предлагания софтуер, за да не се наложи да минете по най-трънливия път и в крайна сметка да направите двоен разход. Това вече се е случило на не една компания. Финансиране за ERP системи (Enterprise resource planning) може да се получи по европейските програми и напоследък повечето фирми предпочитат да ги внедряват именно чрез европроект. Правилата са такива, че предварително няма как фирмата да види самия  продукт, тъй като според тръжните процедури това не е позволено.

На практика бизнесът си купува котка в чувал. Често проблемът тръгва от консултантите, които подготвят европроекта, просто защото не са експерти и по бизнес софтуер. Услугите на специализираните IT консултанти са изключително скъпи, а и те са твърде малко на пазара. Затова най-често евроконсултантът заедно с ръководството на компанията формулира заданието за търга, в който може да участват най-различни доставчици на бизнес системи. Не е изключено да се явят и такива, които предлагат интегрирани или чисто счетоводни системи, макар те вече да са отживелица. Евроконсултантите не познават спецификите на бизнес системитe и не са в състояние да организират правилно търга. Така за фирмите, които искат за внедрят подобен софтуер за управление, може да започне ходене по мъките. Опитът сочи, че в търговете участват и компании, които в документацията умело прикриват, че предлаганата от тях система е от най-нисък клас. Хора, които все още не са работили с ERP система, нямат правилна преценка и се доверяват на онова, което кандидатите твърдят.

Определяща, разбира се, се оказва цената. Обикновено чак когато внедрят системата и започнат да работят с нея, фирмите разбират, че не са си купили онова, което им трябва. Но договорът е подписан, внедряването е направено, парите са платени и е невъзможно контрактът да бъде анулиран. Поне засега не е известен случай подведен клиент по съдебен път да е оспорил, че по време на търга е бил заблуден от доставчика, и да е успял да си върне парите.

ERP  системитe са надежден помощник в управлението на бизнеса. Тяхното разработване започва в 60-те години на миналия век в Америка като теория за управление, за да се улесни мениджмънтът и производствената дейност. Впоследствие се развиват  чрез софтуер, в тях има вграден бизнес модел и най-добри практики. Това дава възможност да се следи планирането, управлението на ресурсите и на разходите, натоварването, производствените графици. Постепенно те започват да се надграждат и към тях се включва CRM (Customer relationship management), BI (Business intelligence), BPM (Business process management) системи. Всички те позволяват да се работи с големи бази данни, да се правят различни справки, като осигуряват дълбочина и аналитичност.

CRM системите например дават възможност да се управлява работата с контрагентите на фирмата, те съдържат цялата информация за тях. Напоследък BPM има голямо разпространение, тъй като организира целия документооборот, спомага за по-високата ефективност и оптимизиране работата на екипите. Същевременно може да работи паралелно както с ERP, така и с друг бизнес софтуер. В тези системи е заложена максимална автоматизация, разяснява Наталия Футекова, преподавател по „Бизнес информатика” в УНСС и управител на ERP.BG.

Обикновено такъв IT продукт се въвежда, когато компанията има проблем, който иска да разреши. “За хора, които не са работили с подобен софтуер, е трудно да направят преценка от какъв клас е и дали изобщо е ERP. Разяснението как точно работи може да ви обърка, затова е най-добре да изискате демонстрация, преди да купите и да започнете внедряване”, съветва Футекова. Ето и някои от ориентирите:

• Простите интегрирани системи очертават картината към даден момент, тъй като в тях само се въвеждат данни. Те не дават сигнал кога резервите на склад са под минимума, нито следят графика на поръчките. За разлика от тях, ERP софтуерът не само пази цялата база данни, но там може да се планират и стъпките напред.
  
• За да управлявате производството, трябва да имате поглед към наличностите и да знаете какви ресурси трябва да се набавят. Така доставките са под контрол. „Системата предлага, но човек одобрява. Те все още не мислят вместо мениджърите”, напомня управителят на ERP.BG.
  
• Основен принцип в ERP софтуера е, че там никоя вече направена операция не може да бъде напълно заличена. Може да анулирате данни и да въведете нов документ, но предишната информация се пази, т. е. следите остават. Това са системи, предназначени за бизнес, който работи на светло. Няма сив сектор, който да ползва такъв софтуер.
  
• Дългогодишната практика показва, че всяка правилно внедрена система за управление повишава стойността на компанията. Идеята не е да се направи разход за модерно нововъведение, а целта е то да пести средства. Оптимизирането на складовите наличности например дава отличен финансов резултат.
  
• Интегрираните счетоводни системи вече излизат от употреба, тъй като няма възможност да бъдат надграждани и разширявани. ERP също е интегрирана система, но с несравнимо по-голяма функционалност, с други думи, тя съдържа информация за миналото и настоящето и дава поглед към бъдещето.
  
• Решите ли да внедряване ERP, първоначално се купува лиценз за определена функционалност на софтуера и за брой работни места.
  
• Добре е да се сключи договор за абонаментна поддръжка, за да може компанията автоматично да прави актуализациите на софтуера. Промените в законодателството веднага се отразяват и компанията продължава да е в крак с изискванията, посочва Наталия Футекова.
  
• Системите за управление на бизнеса не са софтуер, който се внедрява веднъж завинаги, те се нуждаят от постоянна поддръжка и осъвременяване, каквато трябва да се прави и във всяка счетоводна система.
  
• Компаниите, които предлагат такъв софтуер, трябва да имат екип от специалисти, който бързо да реагира на всеки възникнал проблем при ползвателя.
  
• Много е важно, правилно да се избере доставчикът на системата за бизнес управление. Фирмата трябва да има достатъчно опит, да е стабилна и да предлага наистина добър продукт. Изисквайте гаранции за качествена поддръжка и дългогодишно обслужване, подчертава управителят на ERP.BG. Случи ли се доставчикът да фалира, това най-често означава внедряване на нова ERP система.
  
• Не забравяйте, че сравнително ниската цена може да ви струва твърде скъпо.

Препоръката на Наталия Футекова е дори, когато бизнес система се внедрява с финансиране по европроект, компаниите да не купуват на сляпо. В техен интерес е да настояват за демонстрация на възможностите на софтуера, за да преценят дали той ще върши работа за конкретните нужди на фирмата.

За малките компании вече се предлага онлайн услуга в облака. Така не се налага да купуват сървъри, същевременно имат възможност да ползват поддръжка на добра цена. Но дори и в този случай се прави внедряване и обучение. Просто няма как с магическа пръчица софтуерът да тръгне и хората веднага да започнат да работят на него. Фирмите може да плащат абонаментна поддръжка, докато услугата им е необходима. Мигрирането на данните от една система в друга обаче става трудно и е твърде скъпо, тъй като е свързано с много работа на консултантите. Затова при въвеждането на такава система компанията трябва добре да прецени необходимостите към момента, но и нуждите след време.

С развитието на информационните технологии компаниите стават все по-зависими от  тези сложни системи за бизнес управление, тъй като в тях е цялата им информация. Клиентите очакват все по-голяма автоматизация, разчитат с лекота да извършват всички операции, като държат на надеждността на софтуера. Доставчиците трябва да се в състояние да отговорят на тези изисквания. Днес подобна система трябва да е в максимална интеграция с мобилните технологии. Достъп до нея трябва да става през мобилен телефон, таблет, лаптоп,  които дистанционно да са в диалог с данните. Проблемът е, че в някои части на страната няма добро интернет покритие. За мениджърите мобилността днес е решаваща и мобилните оператори трябва да отговорят на това предизвикателство, като гарантират 100% покритие в страната.

Българските доставчици на ERP системи, които гарантират качество, се броят на пръстите на едната ръка. В учебните програми на някои от специалностите във висшите училища е заложено обучение по ERP системи, но често платформите не са от този клас. Бурното развитие на технологиите налага компаниите, които предлагат бизнес софтуер, да създадат браншова организация, която да следи за спазването на добрите практики и професионалната етика на пазара.

Възвращаемост на инвестицията

Внедряването на ERP система е инвестиция, която може да даде сериозно конкурентно предимство на фирмата. В съвременните производствени компании 60%-75% от разходите са за мaтериални запаси. Ефективното им управление  може да е решаващо за успеха на предприятието. Доказано е, че внедряването на ERP система оптимизира складовите наличности с 15%-25%, което рязко се отразява върху печалбата.

Проучване, направено от международната агенция за бизнес изследвания Peerstone сред над 200 компании, използващи ERP софтуер, сочи:

• 63% от големите потребители на ERP системи са изпитали значителна полза под някаква форма
  
• 39% от фирмите са имали пряк паричен ефект от въвеждането на ERP система
  
• 47% от производствените предприятия са имали пряк положителен ефект върху паричните наличности от въвеждането на ERP система

За повечето потребители основната цел за въвеждане на ERP система е нефинансова. Управленската проследимост на операциите е посочена като водеща от 71%. Целите с най-незначителна важност са намаляване броя на служителите (22%), както и радикалната реорганизация на бизнес процесите.