20 години партньорство между ОББ Пенсионно осигуряване и ERP България

За пенсионноосигурителните дружества спазването на строги срокове и регулаторни изисквания е част от ежедневието. Те работят с голям обем финансова информация и трябва да осигуряват точност и проследимост на всяка операция.

Как бизнес софтуерът помага в подобна среда? И как една компания посреща две значими регулаторни промени – въвеждането на еврото и новите изисквания за SAF-T?

За това разговаряме с Габриела Бозаджиева, главен счетоводител, и Анна Драгнева, ръководител на екип „Финансов репортинг и контролинг“ в ОББ Пенсионно осигуряване.

ОББ Пенсионно осигуряване управлява пет пенсионни фонда и обслужва над 527 хиляди клиенти. Компанията е част от международната финансова група KBC, а партньорството ѝ с ERP България започва още със създаването на пенсионното дружество.

„С колегите от ERP България работим от самото начало на пенсионната компания и спокойно можем да кажем, че пораснахме заедно“, споделя Габриела Бозаджиева.

Работа в среда с високи регулаторни изисквания

Спецификата на пенсионноосигурителната дейност поставя изисквания, които трудно могат да бъдат покрити от стандартните счетоводни решения. Едно от тях е задължителното ежедневно приключване на дейността на управляваните пенсионни фондове. За разлика от много търговски предприятия, при които определени счетоводни операции се приключват в края на месеца, тук финансовата информация трябва да бъде обработена и отчетена всеки ден.

С помощта на счетоводната система и специализираните настройки екипът автоматизира значителна част от ръчната работа. Софтуерът позволява и генериране на ежедневни регулаторни справки за Комисията за финансов надзор.

Преминаването към еврото: промяна, която не можеше да чака

„Въвеждането на еврото постави ново предизвикателство пред нас и точно на 1 януари 2026 г. трябваше да започнем работа в евро. Задачата беше особено сложна заради спецификата на пенсионните фондове. Част от стандартните подходи за превалутиране не можеха да бъдат приложени директно и се наложи разработването на индивидуални решения.“

Подготовката включва продължителни тестове, проверки на счетоводните операции и съвместна работа между финансовия екип на компанията и специалистите на ERP България.

Резултатът е успешно преминаване към еврото на шест счетоводни дружества още на 1 януари 2026 г.

При това ежедневната работа на служителите остава почти непроменена. Системата позволява справките за периодите преди въвеждането на еврото да се генерират в левове. Справките след 1 януари се генерират в евро. Историческата информация остава достъпна, без да е необходимо сложно архивиране или работа с отделни бази данни.

Този опит показва колко важна е гъвкавостта на бизнес софтуера, когато една нормативна промяна засяга цялата финансова организация на компанията.

„Ние не сме IT специалисти. Всички сме икономисти“, обяснява Габриела Бозаджиева.

При преминаването към еврото счетоводителите и финансистите работят директно с екипа на ERP България, без да се налага участието на вътрешни IT специалисти. Това е важно предимство за организациите, които искат да адаптират бизнес системите си към нови изисквания, без да разчитат изцяло на технически екипи.

След еврото идва SAF-T

След успешното преминаване към еврото пред ОББ Пенсионно осигуряване стои следващата важна задача – подготовката за подаване на Стандартния одитен файл за данъчни цели (SAF-T).

Новото изискване предвижда предоставяне на голям обем структурирана счетоводна информация към НАП. Файлът включва данни за контрагенти, счетоводни операции, покупки, продажби, плащания и други елементи от финансовата дейност.

За ОББ Пенсионно осигуряване задължението за подаване започва през 2027 г., но екипът започва подготовката значително по-рано.

Още през 2025 г. специалистите започват да събират информация за новите изисквания, преминават през обучения и обменят опит с колеги от други дружества в групата KBC.

Същинската работа по настройването на системата започва през април 2026 г. Финансовият екип самостоятелно прави мапинга на сметкоплана, а съвместно с ERP България настрои необходимия модул в тестова и продукционна среда.

Още в началото на юни първият SAF-T файл e успешно приет в тестовата среда на НАП. Към момента на разговора компанията вече има четири успешно приети тестови файла.

Едно от най-важните послания на финансовия екип е, че техническото приемане на SAF-T файла не гарантира автоматично пълното съответствие на информацията. Затова те прилагат няколко последователни нива на контрол.

Първоначално данните преминават през проверки в самата ERP система, които позволяват откриването на грешки и несъответствия още преди генерирането и изпращането на файла. След това файлът се качва в тестовата среда на НАП, където преминава през допълнителни технически и логически проверки. Но екипът не спира дотук.

„В момента равняваме всяка една цифра от така наречения XML файл със счетоводните регистри“, обяснява Габриела Бозаджиева.

Причината е, че всяка организация има особености в начина, по който осчетоводява определени операции. При сложната структура на SAF-T дори малки разлики в настройките могат да доведат до несъответствия между данните във файла и счетоводните регистри. Затова финансовият екип продължава да извършва детайлни проверки и да прецизира настройките съвместно със специалистите на ERP България.

Два важни съвета към компаниите, на които предстои SAF-T

Опитът на ОББ Пенсионно осигуряване показва, че успешната подготовка зависи както от технологичното решение, така и от организацията на самия процес. Според Анна Драгнева има два особено важни фактора:

Първият е изборът на надежден технологичен партньор. SAF-T е регулаторен проект с конкретни срокове и изисквания. Възникналите проблеми трябва да бъдат решавани своевременно, а възможността за бърза реакция и професионално съдействие е съществена част от успешното изпълнение.

Вторият е детайлният мапинг още в началото. Правилното съпоставяне на счетоводните номенклатури и настройването на данните според изискванията на НАП позволяват несъответствията да бъдат откривани и отстранявани възможно най-рано.

Технология, която се развива заедно с бизнеса

Историята на ОББ Пенсионно осигуряване е пример за дългосрочно партньорство, в което бизнес софтуерът се адаптира към променящите се нужди на организацията.

Гледайте целия разговор с Габриела Бозаджиева и Анна Драгнева от ОББ Пенсионно осигуряване и научете повече за подготовката им за SAF-T и работата с ERP България.