Какво е ERP?

Класификация на бизнес информационните системи (БИС).

БИС са всички информационни системи в рамките на едно предприятие, в които се натрупват данни за бизнеса и служат като основа за анализ, планиране, изпълнение и контрол на бизнес процесите. Системите за Управление на Бизнеса (СУБ) са частен случай на БИС; друг частен случай са системите за данъчна отчетност (популярно – счетоводните програми). erp системи в някакъв смисъл се явяват най-съвършения клас такива системи, тъй като по дефиниция ERP системата обхваща анализа, планирането, изпълнението и контрола на всички звена на предприятието.

Програмното обезпечаване на фирмите минава през няколко етапа. В началото се инсталират отделни системи за различните звена, след това се прави опит за интеграция или се закупува нова, интегрирана система и на края се преминава към цялостна система, която включва не само ежедневно управление, но и планиране и контрол на цялостната дейност като една цяла единица. Да разгледаме етапите и съответните им класове програмни продукти.

1. Програмно осигуряване на потребностите на един отдел (базови системи).

Към този клас програми спадат около 60-70% от информационните системи, които се използват в България, като делът им постепенно спада. Този клас се разделя на няколко основни вида, според отдела, който обслужват:

а) Системи за управление на търговската дейност

Към този вид спадат програмите, които на популярен език се наричат „Складови програми”. Системите от този вид служат за обработка на ежедневната информация, издаване на документи и позволяват изтеглянето на разнообразни справки. Този род системи традиционно нямат счетоводен модул, а често даже нямат и връзка към такъв. Последното обикновено не е проблем, тъй като за никой не е тайна, че в България данъчната отчетност се разминава сериозно с оперативната дейност и подобни връзки не само, че не са особено необходими, ами и често направо се избягват.

б) Системи за данъчна счетоводна отчетност

Към този вид системи спадат, това, което често се нарича „Счетоводни програми”.

Системите от този вид нямат управленски функции – те са насочени за обслужване на данъчната отчетност на фирмата. Към данъчната отчетност следва да се причислят всички външни лица, на които фирмата трябва да дава отчети – държава, акционери и т.н. Системите от този вид понякога имат модул за „склад”, като основната му насоченост е за отчитане на данъчното представяне на бизнеса. Поради тази му насоченост, модулът „Складово стопанство” често се оказва не достатъчно функционален за използване в оперативната дейност на фирмата.

Важно е да се отбележи една особеност на счетоводните програми. Поради пряката си насоченост към обслуване на счетоводната отчетност на фирмата, при условията на не-интеграция в единна фирмена система, те често работят по парадигма, при която счетоводните документи се явяват първични, а първичните документи – следствие. Тази парадигма е изключително удобна при използване в изолиран счетоводен отдел, в частност външна счетоводна къща. При този модел издаването например на данъчна фактура става, като се въведе нейното осчетоводяване и после се извика функцията „Отпечатай тази статия във вид на Фактура”.

Забележка: При Интегрираните системи и ERP системите нещата са точно наобратно – въвеждат се първичните документи, а осчетоводяването е следствие (като често осчетоводяването е даже невидимо).

Този модел на работа в първия момент стресира счетоводителите, които са свикнали да работят по счетоводния модел на работа. Този модел на работа изисква обсужване от квалифицирани счетоводители за въвеждането даже на най-обикновени фактури. Това не е проблем в един изолиран счетоводен отдел, но става сериозна пречка при опит за внедряване на подобна система за използване от другите отдели. Това е естествено, тъй като например един търговец очевидно няма желание да въвежда осчетоводявания за да направи една продажба. Поради тази си особеност счетоводните програми на практика е изключително трудно да прерастнат в интегрирани системи, които да се използват от всички отдели на фирмата.

в) Системи за изчисляване на работната заплата

Както заглавието подсказва, основната цел на тези системи е изчисляване на работните заплати, отпечатване на фишове, извършване на масово безкасово разплащане, отчетност към НОИ и др. свързани дейности. Тези програми са също предимно ориентирани към данъчната отчетност (а не към управленската).

г) Други

Към този вид следва да се причислят системите за всички останали отдели – производство, маркетинг, логистика и др. Тези отдели, въпреки важността си, често са последни в приоритетите за програмно обезпечаване, като междувременно „закърпват” нуждите си с електронни таблици, хартиени документи и т.н. Много често тези отдели въобще не получават собствени, откъснати програмни системи, ами направо биват обезпечени, когато дойде време да се закупува интегрирана система.

2. Интегрирани системи (ИС)

Системи от такъв клас се използват от около 25-30% от фирмите. След преминаване на първоначалния етап на информационно обезпечаване на всички звена, за всяка фирма настъпва момент, когато започва да се усеща сериозна нужда от интеграция на отделните софтуерни продукти. При нарастване на обемите на дейността, се появяват проблеми, които в началото не са били от значение. Дублирането на информация в отделните бази данни, започва да става все по-скъпо за обслужване и намалява цялостната ефективност на информационното обезпечение.

Логично, в следствие на тези нужди се появяват интегрираните системи, които се стремят да обслужат чрез единна система нуждите на много отдели. Традиционно, интегрираните системи имат минимум под-системи за обслужване на оперативната дейност (често грубо и неточно наричано Складово стопанство) и Счетоводна подсистема, която може да се използва както за данъчна, така и за управленска отчетност.

Поради самата си същност, интегрираните системи се внедряват много по-трудно от базовите системи. Това се дължи на факта, че ИС не само обслужват всички отдели, но влизат в областта на комуникацията между отделите. Точно тук се получава един от най-големите проблеми пред този род системи, който понякога води и до провал на внедряването. Във фирмата в която се внедрява ИС често не са изчистени правата и задълженията на отделите, последователностите от действия и т.н. Много често данните относно някаква дейност с които оперира даден отдел (например Счетоводния) не са съвсем същите като тези, с които оперира друг отдел (Склад, Мениджмънт). Тези разминавания, даже и да се появяват систематично, ако не са много големи, не се изравняват, нито се търси причината за разминаването. При внедряване на ИС, тези разминавания не могат повече да се толерират. В този момент често се обвинява програмното обслужване, но проблемът е, че просто вече няма начин да се пренебрегнат тези несъответствия. И при това тук не говорим за умишлени злоупотреби (макар и това да е възможна причина за разминавания); по-скоро става въпрос за не особена систематичност при подаването и обработката на данните между отделите.

За разлика от erp системи (както е описано по-долу), ИС нямат обща единна методология, което пречи на универсалното обучение.

3. Системи за единно планиране на ресурсите на предприятието (ERP)

erp системи, поне за момента, се считат за най-високия клас програмно осигуряване. В България подобен род системи ползват 5-15% от фирмите. ИС, въпреки голямото предимство, което дават спрямо базовите системи заради своята интеграция са все пак предимно насочени към обслужване на ежедневната дейност. Поради тази причина те се оказват неспособни да обслужат нуждите на една фирма от корпоративен тип. Една от основните отличителни черти на ERP, спрямо ИС е силно застъпените възможности за единно планиране на цялата фирма и контрол на изпълнението. Планирането на ресурсите – материални, дълготрайни, времеви, човешки, финансови и др. има изключително голямо значение за корпорациите. А това е основна цел на erp системи – цялостно обслужване на нуждите на корпоративните фирми.

Системите от ERP клас често са много обемисти, тъй като те не само обслужват всички отдели на една (относително) голяма фирма, но и навлизат в големи подробности в работата на всеки отдел. Внедряването на ERP система често отнема много време, тъй като изисква както сериозно изчистване както на бизнес моделите, така и пълно детайлизиране на потоците от информация. Поради тези изисквания внедряването на такава система има благотворно влияния върху организацията като цяло. Но тук е и един от големите проблеми пред такова внедряване – често ръководните кадри в отделните звена не могат да оценят подобавящо нуждата от подобна система и нямат необходимата подготовка за да възприемат подобно ниво на цялостна интеграция на фирмените данни. Преди внедряването на ERP система е добре ръководните кадри от всички звена да преминат курс на обучение, който ще им даде много по-точна представа за ползите, какво трябва и какво не трябва да очакват от подобна система.

Трябва да се посочи, че всички ERP системи имат обща идеология. Тази идеология е конкретна методология на работа (разбира се, допускаща персонализация), която е първоначално описана още през 60-те години на миналия век. Разбира се, с времето методологията се развива, но въпреки възникващите клонове, все още може да се каже, че всички ERP системи имат обща централна методология. Това е изключително важно при процеса на подготвяне на кадрите за обслужване на подобен род системи – има много курсове, които не са пряко свързани с конкретна ERP система, а важат за всички такива.

(c) 2006 Aloe Co