Често задавани въпроси

Какво е ERP?

ERP (Enterprise Resource Planning) система е интегрирано софтуерно приложение, създадено с цел да обезпечи информационно планирането, контрола и анализа на всички процеси в едно предприятие. За повече информация за ERP системите по принцип, натиснете тук. За повече информация относно ERP системата EnterpriseOne натиснете тук.

Какви са разликите между ERP и счетоводния софтуер?

Системите от типа „счетоводен софтуер” нямат управленски функции – те са насочени към обслужване на данъчната отчетност на фирмата. Към данъчната отчетност следва да се причислят всички външни лица, на които фирмата трябва да дава отчети – държава, акционери и т.н. Системите от този вид понякога имат модул за „склад”, като основната му насоченост е за отчитане на данъчното представяне на бизнеса. Поради тази му насоченост, модулът „Складово стопанство” често се оказва не достатъчно функционален за използване в оперативната дейност на фирмата.

Важно е да се отбележи една особеност на счетоводните програми. Поради пряката си насоченост към обслужване на счетоводната отчетност на фирмата, при условията на не-интеграция в единна фирмена система, те често работят по парадигма, при която счетоводните документи се явяват първични, а първичните документи – следствие. Тази парадигма е изключително удобна при използване в изолиран счетоводен отдел, в частност външна счетоводна къща. При този модел издаването например на данъчна фактура става, като се въведе нейното осчетоводяване и после се извика функцията „Отпечатай тази статия във вид на Фактура”.

Забележка: При Интегрираните системи и ERP системите нещата са точно на обратно – въвеждат се първичните документи, а осчетоводяването е следствие, което първоначално стресира счетоводителите свикнали да работят по счетоводния модел.При работа със счетоводна програма се изисква обслужване от квалифицирани счетоводители за въвеждането даже на най-обикновени фактури. Това не е проблем в един изолиран счетоводен отдел, но става сериозна пречка при опит за внедряване на подобна система за използване от другите отдели. Това е естествено, тъй като например един търговец очевидно няма желание да въвежда осчетоводявания за да направи една продажба. Поради тази си особеност счетоводните програми на практика е изключително трудно да прераснат в интегрирани системи, които да се използват от всички отдели на фирмата.

Какви са ползите от внедряване на ERP?

Десетте най-значими ползи от внедряване на ERP система

[анализ на Accenture]

За да оцени ефекта и възвращаемостта от инвестиции в системи за управление на бизнеса, Accenture провежда проучване сред 163 организации използващи такива системи, както и сред 28 от пионерите при въвеждане на системи за управление на бизнеса.

Според проучването десетте най-търсени ползи са:

• Подобрено управление на управленския процес
• Подобрено финансово управление
• Подобрено обслужване клиенти и задържането им в компанията
• Лекота на развитие/растеж и повишена гъвкавост
• По-бързи и точни транзакции
• Намаление на персонал
• Намаление на времето от получаване на поръчка до доставка на готов продукт
• Подобрено управление на складови наличности и активи
• По-малко материални ресурси и подобрена логистика
• Подготовката на справки и доклади може да бъде съкратена от дни на часове

Реализираните ползи са както следва:

• Редуциране на грешките с до 75%
• Намаляване на времето и разходите свързани с въвеждането на информацията от една система във фирмата в друга с 75%
• 75% намаляване на грешките свързани с BOM (Bills of Materials), като тези документи се създават веднъж и се менажират от ERP системата
• Оптимизиране за материалните запаси и складовите наличности с 15%
• Оптимизиране на бракуваните материали, които не могат да се използват в производството с 8 %

Друга полза е взаимстване на “know how” – ERP системите са създадени според международни стандарти за бизнес процесите и фирмата започва да работи по тях. Планирането и организирането на поръчките и доставките води до поне 15%-20% намаление на складовите запаси, което освобождава финансов ресурс за фирмата. Тези системи дават възможност да се правят различни анализи и способстват за бърза и адекватна реакция на промените в пазарната среда, което намалява разходите с около 10% и повишава приходите с толкова. Увеличава се събираемостта на вземанията с 15%, поради възможността да се следят по ефективно всички поръчки, плащания,фактури и просрочени задължения. Намалява се броя на нужния персонал, поради намаляване на времето за обработка на документите и така се съкращават разходите за заплати с до 10%.

Всички тези ползи способстват за мащабно оптимизиране на бизнес процеса, което чувствително се отразява върху възвръщаемостта на активите, на собствения капитал, на коефициентите за ликвидност и най-вече на (Profitability Ratios) коефициентите за рентабилност, като печалбата осезаемо се увеличава. Източник: http://www.accenture.com/

Каква е цената на внедряването?

Много от фирмите предлагащи ERP системи не дават достатъчно предварителна информация относно внедряването. То е доста трудоемък и сложен процес. Цената му е комплексно понятие и трудно може да се определи предварително. Трябва да се знае, че успешното внедряване ще ви струва пари, но ползите от него са значително по-големи от цената. Една ERP система е задължителна за спечелване на бизнес състезанието с вашите конкуренти.

Докато цената на лиценза за софтуера се определя от необходимата функционалност и броя работни места, цената на внедряването зависи от количеството и вида на персонализациите, които трябва да се направят. Потребителите рядко могат предварително да дадат точна спецификация на необходимите им персонализации и съответно точната цена на внедряването често не може да бъде предварително определена.

На база стар опит и очаквания съгласно предварителните разговори и проучвания, ERP.BG винаги прави обосновано предположение за очакваната цена на внедряването. В крайна сметка се заплаща само реалното потребление на консултантски услуги. Това означава, че цената на внедряването се контролира от клиента.

Като цяло може да се очаква, че грубо цената на внедряването ще е между 0.5 и 2.0 пъти цената на основния лиценз.

Мога ли да бъда финансиран при закупуване и внедряване на ERP?

Да, това е напълно възможно. Всяка програма за финансиране обаче има своите особености. ERP.BG може да подпомогне процеса в ролята си на доставчик с изготвяне на индикативни оферти, окончателни оферти и участие в търгове. За да се доведе кандидатстването за финансиране до успешен край обаче, препоръчваме използването на специализирана консултантска фирма за подобен род проекти.

Колко време е необходимо за да се внедри една ERP система?

Внедряването е разделено на внедрителски пакети. Тези пакети грубо отговарят на модулите на системата, но са по-скоро насочени към начините на употреба на системата.Всичките внедрителски пакети включват определен брой часове за внедряване. В случай, че часовете не се използват напълно, те могат да се прехвърлят към други дейности. В случай, че часовете се надвишат, се заплаща допълнително на час, според ценовата листа за поддръжка.Всички внедрителски пакети включват:

• Анализ на потребностите
• Реинженеринг на процесите и предложения за промяна, съобразно най-добри практики
• Изпълнение на специфични допълнения към софтуера
• Подготовка на първоначалните номенклатури, вкл. импорт от друга система
• Подготовка на бизнес модела – трансформирането на документите, ролите на потребителите, шаблони за отчети, модел за защита на данните и т.н.
• Първоначални опитни въвеждания на данни съвместно с ръководителя на проекта
• Обучение на потребителите
• Финален анализ за пълнота, съвместно с ръководителя на проекта и ресорните мениджъри
• Пуск на системата

Времето за внедряване е относително и варира от няколко месеца при по-малки предприятия, до няколко години при големи фирми със сложен бизнес модел.

Какво още трябва да знам за внедряването?

Правилното внедряване на пълно-функционално ERP решение е изключително сериозна задача. Всяко внедряване на ERP е уникално и е съобразено със спецификата на съответната фирма. Ценовата листа за внедряване описва стандартните услуги, които ERP.BG извършва при внедряване на ERP системата EnterpriseOne. Поради факта, че всяко едно внедряване е различно, има възможност да се поръчат неограничено количество допълнителни услуги, които се заплащат на час.

За да има успех внедряването, е необходимо от страна на клиента-потребител да се сформира екип по внедряването (при малки фирми – само ръководител). Този вътрешен екип на практика извършва внедряването на системата и промяната на навиците на потребителите. Екипът на ERP.BG консултира, може да настройва софтуера и да обучава, но не извършва фактическата промяна на действията на крайните потребители. Вътрешният екип трябва да има ръководител, който да има правомощията да прилага взетите по внедряването решения, да осигурява нужния достъп, както и да има пряка връзка с ръководството на фирмата, за бързо вземане на решения по въпроси, касаещи промяна на работата. Ръководителят на екипа трябва да може да посвети съществена част от своето работно време на внедряването.

Ако се окаже, че внедряването на даден модул се извърши по-бързо, какво се случва с неизползваните часове?

Неизползваните часове остават налични и могат да се използват в последствие за поддръжката. Освен това часовете за внедряването на даден модул могат спокойно да се прехвърлят към други модули.

Какви рискове и трудности могат да възникнат при и след внедряването на ERP система?

Внедряването на ERP система често отнема много време, тъй като изисква както сериозно изчистване както на бизнес моделите, така и пълно детайлизиране на потоците от информация. Поради тези изисквания внедряването на такава система има благотворно влияния върху организацията като цяло. Но тук е и един от големите проблеми пред такова внедряване – често ръководните кадри в отделните звена не могат да оценят подобаващо нуждата от подобна система и нямат необходимата подготовка за да възприемат подобно ниво на цялостна интеграция на фирмените данни. Предивнедряването на ERP система е добре ръководните кадри от всички звена да преминат курс на обучение, който ще им даде много по-точна представа за ползите, какво трябва и какво не трябва да очакват от подобна система.

Трябва да се посочи, че всички ERP системи имат обща идеология. Тази идеология е конкретна методология на работа (разбира се, допускаща персонализация), която е първоначално описана още през 60-те години на миналия век. Разбира се, с времето методологията се развива, но въпреки възникващите клонове, все още може да се каже, че всички ERP системи имат обща централна методология. Това е изключително важно при процеса на подготвяне на кадрите за обслужване на подобен род системи – има много курсове, които не са пряко свързани с конкретна ERP система, а важат за всички такива.

Съществува ли риск от провал при внедряването и инсталацията на ERP система?

Както при всяко бизнес начинание, риск съществува. Възможно е внедряването да не протече така, както е планирано. Този риск обаче може да бъде минимизиран. ERP.BG разполага с висококвалифицирани специалисти с многогодишен опит във внедряването и настройката на ERP системи. Партньорството ни със световни лидери в своите браншове позволиха на компанията ни да натрупа ноу-хау в много от най-динамичните и значими икономически сектори. Днес ERP.BG има специфичен опит и над 150 завършени проекта в сегментите: търговия на едро и дребно, печатарска индустрия, козметична и хранително – вкусова промишленост, текстил, транспортна дейност, строителство, строителни материали, финансово-счетоводно консултиране и др.

От друга страна успешното внедряване зависи и от готовността на нашите клиенти да ни окажат нужната помощ и съдействие при настройката на бизнес процесите и да отделят нужното време и ресурси, които биха били необходими. Внедряването не зависи единствено и изцяло от нас и неговият успех е функция на усилията на двете страни. Фирмата клиент трябва да подходи към внедряването с определена доза подготовка При синхронизирана работа на нашите специалисти и анализатори, с екипа на фирмата клиент, рисковете за неуспех са минимални.

Какво означава “Отдалечена поддръжка” и ” Поддръжка на място”?

Според абонаментния план, вие имате право на определено време безплатна поддръжка на месец. Поддръжката е два вида:

• Поддръжка на място
• Отдалечена поддръжка

Отдалечената поддръжка включва поддръжка по телефон или през интернет, чрез директен достъп до вашите компютри, а при поддръжка на място ние изпращаме наш специалист, който се заема с дадения казус. След изчерпване на определеното от абонаментния ви план време, поддръжката се заплаща според нашата тарифа.Забележка: Ако са останали неизползвани часове от внедряването, вие можете да ги използвате като часове за поддръжка.

Ако предпочетем да не използваме абонамент, как се уреждат актуализациите и съответно ако се появи проблем със системата?

Ние актуализираме ЕnterpriseOne ERP на всеки три месеца. Не сключвайки договор за абонамент, вие губите правото да получавате нови версии. Ако в даден момент вие решите да актуализирате версията си, ще трябва да заплатите всички излезли до момента актуализации. Ако сумата на тези актуализации е повече от 40% от стойността на софтуера (без внедряване), плащате само 40 %.

Цената на час при поддръжката без сключен договор е по-висока. Освен това при липса на договор няма ангажимент по отношение на времето за реакция.

Какви са разходите за поддръжка и обновяване на ERP системата?

Консултациите и поддръжката на ERP системата са допълнителни разходи , които трябва да се имат в предвид. Те представляват от 10% до 20% на година, от общите разходи за закупуване и внедряване на ERP системата в зависимост от големината на фирмата, броя работни места, вида услуги и т.н. ERP.BG предлага изгодни условия за абонаментна поддръжка и актуализация, като вие можете да избирате измежду различни пакети от абонаментни услуги.

Кое прави “EnterpriseOne” подходящия за нас продукт?

EnterpriseOne е изключително мощно средство за управление, настройка и оптимизация на бизнес процесите във вашата фирма. Въпреки това, е създаден да бъде максимално лесен и удобен за ползване. В обсега на софтуера са всички процеси в стопанското предприятие: производство, дистрибуция, връзки с клиенти и доставчици, финанси, счетоводство и всички други. С внедряването на подобна система, вашата компания ще получи сериозен тласък напред както към подобряване на контрола и организацията, така и към подобряването на качеството на продукцията ви. Вие не само можете да следите с лекота, това как се е представяла вашата компания назад във времето, но и да правите прогнози за бъдещи периоди, да забелязвате още в своя зародиш проблемите във вашия бизнес и да предприемате адекватни мерки за решаването им, преди те да са предизвикали сътресения. С нашият софтуер ще сте способни да реагирате бързо, ефективно и с лекота на промените в динамичната пазарна среда. EnterpriseOne е изключително гъвкава и лесно можете да автоматизирате различни процеси, да настройвате документния модел, да изготвяте справки по всеобхватни критерии, да работите с различните клиенти и доставчици при различни условия за всеки от тях. Вашата компания ще расте с лекота, без това да утежнява работата и процесите в нея. Ние от екипа на ERP.BG постоянно работим по подобряването и развитието на нашия продукт, като в него се отразяват и всички промени във счетоводните стандарти и законодателството в България. Обновяването на сървъра, базата данни и клиентската част става напълно автоматично, без да се прекъсва и утежнява процеса на работа. Софтуерът също е напълно подготвен за работа през интернет, като се обменят много малък обем данни, които могат да се компресират. Предлагаме изгодни за вас условия на разсрочено плащане. Предоставяме право на „изпробване” на продукта, като вие можете да се откажете от него, ако той не ви хареса.

Какви издания има на EnterpriseOne и какви са разликите между тях?

EnterpriseOne се предлага в четири издания:

• E1@ONLINE – 1–9 работни места, максимум за 1 собствена фирма
• EnterpriseOne Small Business Edition – 6-25 работни места, максимум за 3 собствени фирми
• EnterpriseOne Standard Edition – 10-80 работни места, максимум за 5 собствени фирми
• EnterpriseOne Corporate Edition – 20-+∞ работни места , неограничен брой собствени фирми

Всички издания имат еднаква функционалност. Разликата между тях е броят работни места, която всяко поддържа. Броят работни места оказва колко потребители едновременно могат да използват системата. Примерно, ако 10 човека имат име и парола за идентификация пред софтуера, но са закупени 5 раб. места, само 5 човека ще могат да го използват едновременно). За всяко издание има определен минимален и максимален брой работни места, които се поддържат. За повече подробности относно изданията на EnterpriseOne и това кое е подходящото за вас, вижте ТУК.

Как мога да бъда сигурен, че данните ми ще бъдат сигурно защитени?

Данните се съхраняват на локален сървър и сигурността им зависи по-скоро от вас. Преди да извършвате каквито и да са операции с тях, най-добре е предварително да им направите копие.

EnterpriseOne дава възможност за ограничаване на достъпа на отделните потребители, така всеки отдел във вашата фирма има достъп само до нужните му модули и функции. Всеки потребител има своя парола, с която се идентифицира, а тя се криптира на сървъра и така става практически невъзможно да бъде разбита. За по-голямо удобство, могат да се създават и цели групи от потребители.За да повишите още повече сигурността препоръчваме следните мерки:

• Използвайте такива пароли, които съдържат повече от 6 символа. Паролите са по-сигурни, ако освен букви, в тях има и цифри, препинателни знаци и др. символи
• Паролите трябва да се знаят само и единствено от оторизираните за достъп лица
• Не се препоръчва сървърът да се свърже директно към интернет, а това да става чрез VPN
• Използвайте Firewall за да защитите вашата мрежа
• Правете често “back up copy” (резервно копие) на вашите данни, особено преди резки промени в начина на работа, пренастройка и т.н.

Каква ще е възвръщаемостта на моята инвестиция?

Смеем да твърдим, че внедряването на една ERP система е високодоходна инвестиция за фирмата. Теоретично, високата доходност крие и по-голям риск. Това обаче, не винаги е така и се случва само в идеални пазарни условия. Пазарът на системи от този тип все още не е достатъчно развит и сравнително неголям процент от малките и средни фирми в България отделят ресурси за такъв вид софтуер. Внедряването на ERP система може да даде сериозно конкурентно предимство на Вашата организация.

Например в съвременните производствени компании, 60%-75% от разходите им са за мaтериални запаси (inventory). Така ефективното управление на мaтериалните запаси може да е решаващо за успеха на предприятието.

Доказано е, че внедряването на ERP система оптимизира материалните запаси с 15%-25%. Както се вижда от следния пример, едно 15 % оптимизиране на запасите , може да доведе до 180% увеличение на печалбата.

Чрез подобни сметки (в зависимост от спецификите във фирмата) може лесно да се изчисли, че за фирми над определен размер, една ERP система ще донесе повече ползи от разходите за нея, което я прави доста добра инвестиция. Това показва и следното проучване:

Peerstone Research

Проучване върху възвръщаемостта на инвестициите в ERP системи

Проучването е проведено сред над 200 компании използващи ERP софтуер.

• 63% от големите потребители на ERP системи са изпитали значителна полза под някаква форма.
• 39% от фирмите са имали пряк паричен ефект от въвеждането на ERP система
• 47% от производствените предприятия са имали пряк положителен ефект върху паричните наличности от въвеждането на ERP система

За повечето потребители основните им цели за въвеждане на ERP система са нефинансови. Най-често определяната като основна цел е управленска видимост върху операциите (71%). Целите с най-незначителна важност са намаляване броя на служителите (22%) и радикална реорганизация на бизнес процесите.

Източник: http://www.peerstone.com/

Прeдлагате ли демо на вашия продукт, което мога да изпробвам?

Запознаването със системата се извършва в няколко етапа:

1. Организира се опознавателна среща, на която наш консултант запознава клиента с възможностите на системата, нейният интерфейс, логика и начин на работа
2. Екипът ни подготвя контролен пример в демонстрационна база на EnterpriseOne с настроени специфични бизнес процеси, съобразени с дейността на фирмата-клиент
3. Накрая ERP.BG предоставя права за достъп до демонстрационната база, където клиентът може да тества сам настроения контролен пример

Какво става ако съм закупил определена версия и съм достигнал максималния брой работни места или фирми?

При достигане на лимита за работно място или фирми за дадена версия и се нуждаете от още, вие ще трябва да преминете към по-горно издание на EnterpriseOne. Процесът на смяна протича бързо и лесно (без особени сътресения за фирмата), като се заплаща разликата в цената между по-долния и горен вариант на EnterpriseOne. Сумата може да се разсрочи за 12 месеца, с цел да се намали финансовото сътресение за фирмата, понеже за добавяне на дори и едно работно място, изданието трябва да се смени с по-горно. Лицензите за допълнителните работни места се закупуват поотделно.

Бихме искали да ни посочите точната версия на Microsoft SQL Server 2008, която ни е необходима и да ни предложите цена за нея (ако не продавате то ориентировъчна)

ERP.BG не продава софтуер на Microsoft. Цената на Microsoft SQL Server може да се различава при различните дистрибутори. Ориентировъчни цени могат да се получат от страницата на Microsoft:

http://www.microsoft.com/sqlserver/2008/en/us/pricing.aspx

Това са само насочващи цени, реалните може да се различават. Съгласно политиката на Майкрософт, следва да закупите или “процесорен лиценз” или т.нар. CAL за всеки потребител или устройство, които работят със сървъра. Процесорният лиценз дава право за свързване на неограничен брой потребители.

За повече информация, относно версията на MS SQL Server, необходима за всяко издание на EnterpriseOne, вижте ТУК.

Как мога да получа повече информация за продукта, внедряването, поддръжката и всичко друго, което ме интересува?

Нашият екип с радост ще ви съдейства , така че не се колебайте да се свържете с нас и при най-малката неяснота. А при нужда от по-подробни обяснения, бихте могли да се срещнете с наш специалист в удобно за вас време.

Основни бизнес проблеми на малките и средни предприятия в България и информационни системи като инструмент на решаването им

Основни бизнес проблеми на малките и средни предприятия в България и информационни системи като инструмент на решаването им през призмата на организационната стратегия.